ملكية البيانات: تحتفظ المؤسسة (العميل) بالملكية القانونية الكاملة لجميع البيانات المدخلة في النظام.
قابلية نقل البيانات: يجب أن يتمكن العملاء من تصدير بياناتهم بسهولة وفي تنسيقات مفتوحة وموحدة مثل CSV أو XML أو PDF لتسهيل الهجرة أو النسخ الاحتياطي. يجب أن تكون عملية التصدير مباشرة وآمنة وخالية من الرسوم المفرطة قدر الإمكان.
إرجاع البيانات عند الإنهاء: عند إنهاء العقد، يجب على المزود ضمان إعادة جميع بيانات العملاء بسهولة ودون معوقات غير مبررة أو احتجازها.
خطط اشتراك مرنة: خيارات لترقية أو تقليل مستويات الخدمة وفقًا لاحتياجات المنظمة الجارية، غالبًا على أساس شهري أو سنوي.
الفواتير بنسبة التناسب: تعديلات على الرسوم تعكس التغييرات في المقاييس، لضمان دفع العملاء فقط مقابل ما يستخدمونه.
فترات الإشعار: متطلبات لإخطار مسبق (مثل 30 يومًا) لتقليل أو إلغاء الخدمات.
شروط التجديد: غالباً ما تتجدد العقود تلقائيًا ما لم يقدم العميل إشعارًا بعدم التجديد خلال فترة معينة (مثل 30-60 يومًا قبل الانتهاء).
سياسة الإلغاء: يمكن للعملاء عادة إلغاء العقد في نهاية دورة الفوترة أو مدة العقد، وأحيانًا يتطلب الأمر إخطاراً خطيًا مسبقًا.
الاحتفاظ بالبيانات بعد الإلغاء: قد يحتفظ المزود بالبيانات لفترة محدودة بعد الإلغاء لإتاحة تصدير البيانات، ويجب عدم حجب البيانات أو فرض رسوم مفرطة لاستردادها.
الرسوم والغرامات: قد تتضمن بعض العقود رسوم إنهاء مبكر أو تطلب دفع كامل مدة العقد؛ يجب توضيح هذه الشروط بوضوح.
لوائح حماية البيانات: الامتثال للائحة حماية البيانات العامة (GDPR)، وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA)، أو القوانين المعنية الأخرى.
معايير الأمان: تنفيذ شهادة ISO 27001، أو SOC 2 Type II، أو شهادات مماثلة لضمان أمن البيانات.
