عملية تنفيذ أوما أوفيس النمطية:
ابدأ بتفعيل حساب أوما أوفيس الخاص بك عبر الإنترنت. استخدم رمز التفعيل الموجود على محطة الأساس الخاصة بك واتبع التعليمات على office.ooma.com/activate. تتضمن العملية اختيار رقم هاتف، وتسجيل عنوان 911، وإدخال معلومات الفواتير.
قم بتوصيل محطة الأساس أوما أوفيس بجهاز التوجيه الخاص بك باستخدام كابل إيثرنت المرفق. قم بتوصيل محطة الأساس بالطاقة وانتظر حتى يتحول ضوء الحالة إلى أزرق صلب، مما يشير إلى أن النظام جاهز.
قم بتوصيل الهواتف التناظرية أو أجهزة الفاكس بمحطة الأساس. إذا كنت تستخدم هواتف IP أو أجهزة Linx، اتبع تعليمات الشركة المصنعة لإضافتها إلى شبكتك.
أضف المستخدمين إلى نظامك وخصص الميزات مثل توجيه المكالمات والتحيات وتعيين الامتدادات عبر بوابة مدير أوما أوفيس على الويب.
أوما أوفيس قابلة للتخصيص بدرجة عالية لتناسب احتياجات الأعمال المحددة، من خلال مجموعة واسعة من الميزات المرنة وأدوات الإدارة. فيما يلي النقاط الرئيسية التي تبرز قدرات التخصيص:
خطة ترقيم مرنة: يمكن للمستخدمين تعيين أي امتداد تقريبًا من 1000 إلى 9999 (مع وجود بعض الأرقام المحجوزة)، مما يدعم الاستمرارية مع الأنظمة السابقة، ومطابقة أرقام هواتف المستخدمين، أو التنظيم حسب الموقع أو القسم.
استقبال افتراضي قابل للتخصيص: إعداد تحيات مخصصة وتوجيه المكالمات لتوجيه المتصلين إلى أقسام محددة أو أفراد أو البريد الصوتي بناءً على ساعات العمل أو مدخلات المتصل.
مجموعات الرنين: إنشاء وإدارة مجموعات الرنين لضمان وصول المكالمات إلى الفريق أو القسم المناسب بكفاءة.
الموسيقى والإعلانات: تحميل ملفات .mp3 أو .wav مخصصة لموسيقى الانتظار ونقل الموسيقى، لتوفير تجربة متصل علامة تجارية.
جسر المؤتمرات: إضافة وتخصيص خطوط المؤتمرات للاجتماعات والتعاون الجماعي.
إدارة المستخدمين والامتدادات: إضافة أو إزالة أو تعديل المستخدمين والامتدادات بسهولة، تعيين أرقام الهواتف، وإدارة إعدادات الأجهزة من خلال بوابة مدير أوما أوفيس على الويب.
خيارات معالجة وتوجيه المكالمات: تكوين قوائم الانتظار، وخدمة اتبعني/تبعني، والمكاتب الساخنة لتتماشى مع تدفقات العمل الفريدة وأنماط العمل.
تكامل CRM: دمج أوما أوفيس مع أنظمة CRM الرائدة لتحسين التفاعل مع العملاء وإدارة البيانات.
دعم متعدد المواقع: إدارة مواقع متعددة تحت حساب واحد، مع ترقيم وتوجيه مخصص لكل موقع.
موسيقى الانتظار والتحويل القابلة للتخصيص: تعيين الموسيقى أو الإعلانات الخاصة بك للمتصلين أثناء الانتظار أو أثناء التحويل.
دليل الشركة: اختيار المستخدمين المراد تضمينهم أو استبعادهم من دليل هاتف الشركة.
حجب المكالمات والأمان: تكوين إعدادات حجب المكالمات، وإنشاء قوائم حجب مخصصة، وتمكين حجب المكالمات المجهولة.
اختصار الاتصال المشترك: إضافة وإزالة الأعضاء من قائمة اختصار الاتصال المشترك للوصول السريع إلى الأرقام المستخدمة بشكل متكرر.
إدارة الأجهزة: تعيين الأجهزة للمستخدمين، وإدارة إعدادات Wi-Fi والشبكة، والتحكم في الأجهزة التي تشغل إعلانات الصفحات المتعددة.
خيارات الأتمتة والتكامل: استخدام منصات الأتمتة التابعة لجهات خارجية مثل Tray.ai لبناء تكاملات مخصصة وتدفقات عمل متعددة الخطوات بما يتناسب مع احتياجات عملك.
خيارات العلامة البيضاء وإعادة البيع: متوفرة لمقدمي خدمات الإدارة وبائعي تكنولوجيا المعلومات لإضفاء الطابع الشخصي على أوما أوفيس لعملائهم.
ضوابط الإدارة السهلة: يتم إدارة كل مخصص من خلال بوابة ويب سهلة الاستخدام لا تتطلب خبرة تقنية متقدمة.
توفر أوما أوفيس مجموعة قوية من الموارد التدريبية والدعم المصممة لمساعدة المستخدمين الجدد على التكيف بسرعة وحل أي مشكلات قد تظهر. الأدوات والقنوات الرئيسية تشمل:
يتوفر دليل PDF مفصل يغطي إعداد النظام، ونظرات عامة على الميزات، وأدلة المديرين والمستخدمين النهائيين، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، وأين يمكن العثور على مساعدة إضافية.
يتضمن مجموعة بدء أوما أوفيس دليلًا سريعًا للبدء يوفر تعليمات خطوة بخطوة لإعداد الأجهزة الأساسية والتكوين الأساسي.
تقدم أوما مركز دعم إلكتروني واسع مع مقالات ودروس وأجوبة للأسئلة الشائعة حول التثبيت، واستخدام الميزات، وإدارة الأجهزة، وحل المشكلات.
يتمتع كل مستخدم بإمكانية الوصول الشخصي إلى بوابة المستخدم النهائي، حيث يمكنه إدارة البريد الصوتي وإعادة توجيه المكالمات والتفضيلات الأخرى.
يدير المدراء المستخدمين والأجهزة والميزات على مستوى النظام عبر واجهة إدارة أوما أوفيس على الويب، والتي تتضمن إرشادات مدمجة للمساعدة والتخصيص.
تقدم أوما خيارات دعم عملاء متعددة، بما في ذلك دعم الهاتف المتاح على مدار الساعة للعملاء من الشركات، والدردشة الحية، ودعم البريد الإلكتروني للمشاكل الفنية والاستفسارات حول الفواتير.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى دعم الدردشة الحية مباشرة من موقع أوما أوفيس للحصول على المساعدة الفورية.
تتوفر عناوين بريد إلكتروني مخصصة للدعم الفني، والفوترة، وأسئلة المبيعات.
تطبق أوما أوفيس عدة تدابير أمنية قوية لحماية بيانات المستخدم وضمان الاتصالات الآمنة:
تدعم أوما أوفيس المصادقة بخطوتين، مضيفة طبقة أمان إضافية من خلال طلب من المستخدمين التحقق من تسجيل الدخول باستخدام رمز يتم إرساله إلى بريدهم الإلكتروني. يساعد ذلك في منع الوصول غير المصرح به إلى الحسابات.
عند تمكين وضع HIPAA، تقوم أوما أوفيس بتشفير البيانات أثناء "النقل" (أثناء الإرسال) وعند "الراحة" (عند التخزين). ينطبق ذلك على الرسائل الصوتية وتسجيلات المكالمات الهاتفية وغيرها من الاتصالات الحساسة التي يتم التعامل معها من خلال النظام الأساسي.
يمكن للمسؤولين تفعيل وضع HIPAA ليتوافق مع متطلبات الامتثال الصحي. يتضمن ذلك توقيع اتفاقية شريك أعمال (BAA) مع أوما، والتي تحدد كيفية إدارة وحماية المعلومات الصحية المحمية (PHI).
تشجع أوما على سياسات كلمات مرور قوية، موصيًا بكلمات مرور طويلة ومعقدة، واستخدام مديري كلمات المرور، وتدريب الموظفين بانتظام لمنع الاحتيال الإلكتروني وتهديدات الأمان الأخرى.
للمستخدمين في الشركات، تقدم أوما حلول أمان IP (IPSec)، التي تحمي البيانات المنقولة بين الأجهزة والغيوم. يمكن أن تتضمن IPSec رؤوس المصادقة للتحقق من هوية المرسلين وحمولات الأمان المغلفة لتشفير البيانات، مما يضمن نقل البيانات بشكل آمن ومتوافق.
يتم إدارة التحديثات من خلال عدة قنوات:
يمكن للمستخدمين تنزيل أحدث إصدار من تطبيق أوما أوفيس لسطح المكتب من موقع الدعم الرسمي أو استخدام المطالبات داخل التطبيق نفسه للترقية. تعرض الإصدارات القديمة إشارات بصرية، مثل نظام ألوان معين أو لافتات توصي بالتحديث.
يتم تحديث بوابة مستخدم أوما أوفيس بشكل مستقل، ويتم توجيه المستخدمين للتحول إلى الإصدار الجديد عبر لافتات أو روابط في الواجهة. يضمن حفظ عنوان URL الجديد للبوابة استمرار الوصول إلى أحدث الميزات.
امتلاك بيانات أوما أوفيس:
تجمع أوما وتخزن المعلومات الشخصية والتجارية - مثل سجلات المكالمات، والرسائل الصوتية، وبيانات أجهزة الأمان، وتسجيلات المكالمات - كجزء من تقديم خدماتها. تنص الشروط على أن أوما "ليس لديها التزام أو مسؤولية أو التزام بتخزين أو حذف أو الفشل في تخزين أي من المعلومات المذكورة أعلاه"، وقد تحدد حدودًا للاحتفاظ بالبيانات حسب تقديرها الخاص.
قابلية نقل البيانات:
توفر أوما أوفيس للمستخدمين أدوات لإدارة وتصدير بعض البيانات، مثل الرسائل الصوتية وسجلات المكالمات، من خلال بوابة مدير أوما أوفيس على الويب.
بينما يسمح النظام الأساسي بتصدير البيانات وإدارتها، إلا أنه لا يضمن أو يحدد "حقًا رسميًا في النقل" بنفس الطريقة التي قد تتطلبها اللوائح مثل GDPR أو CCPA. ومع ذلك، يمكن للمستخدمين عادة تنزيل أو نقل بياناتهم لاحتياجات الأعمال.
توضح سياسة خصوصية أوما كيف يتم جمع المعلومات الشخصية واستخدامها وحمايتها، لكنها تؤكد أن على المستخدمين أن يكونوا حذرين فيما يشاركونه من معلومات بشكل علني من خلال الخدمة.
الشروط والأحكام لتجديد العقد والإلغاء لـ أوما أوفيس:
فترة محددة والتجديد التلقائي:
تبدأ خدمات أوما أوفيس ذات الفترة المحددة (FT) في تاريخ التفعيل وتستمر لمدة أولية محددة في نموذج الطلب. ما لم ينص على خلاف ذلك، في نهاية الفترة المحددة، يتم تجديد الخدمة تلقائيًا لفترات إضافية تساوي الفترة المحددة الأولية (كل منها "فترة تجديد")، ما لم تخطر أوما كتابيًا قبل تسعين (90) يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية بأنك لا ترغب في التجديد.
لتجنب التجديد التلقائي، يجب على العملاء إخطار أوما كتابةً قبل التسعين (90) يومًا السابقة لانتهاء الفترة الحالية.
إذا أضفت خدمات أو معدات أو مواقع أثناء الفترة، تزداد الرسوم الشهرية وفقًا لذلك، وتصبح الفترة للإضافات هذه متزامنة مع الفترة الحالية.
يجوز لأوما إنهاء الخدمة إذا انتهكت الاتفاقية أو لم تدفع الرسوم غير المتنازع عليها أو انتهكت التزاماتك بطريقة أخرى. يمكنك أيضًا إنهاء الخدمة بسبب سبب إذا خالفت أوما الاتفاقية بشكل مادي وفشلت في تصحيح ذلك خلال ثلاثين (30) يومًا من الإشعار الكتابي.
يجوز لأي طرف إنهاء الخدمة للتوفير عن طريق إخطار الطرف الآخر قبل عشرة (10) أيام عمل على الأقل (كندا) أو حسب ما هو محدد في الاتفاقية.
إذا تم إنهاء الخدمة مبكرًا من قبل أي طرف (باستثناء الخرق المادي من أوما)، يجب دفع جميع الرسوم الشهرية المتكررة وغير المتكررة المستحقة حتى نهاية الفترة، بما في ذلك رسوم المعدات، خلال ثلاثين (30) يومًا من الإنهاء. تعتبر هذه الرسوم تقديرًا معقولاً للأضرار الفعلية المتوقعة وليست عقوبة.
إذا ألغيت الخدمة، يجب عليك إعادة جميع المعدات إلى أوما خلال ثلاثين (30) يومًا أو دفع القيمة الحالية للبيع بالمفرق للمعدات.
يتم تطبيق الخصومات الترويجية لفترة محددة (على سبيل المثال 12 شهرًا) وتتطلب توقيع عقد لمدة سنة واحدة. بعد فترة الترويج، يتم تطبيق السعر القياسي.
إذا كنت في تجربة مجانية أو تسعير ترويجي، سيتم إخطارك قبل انتهاء التجربة. إذا لم تقم بالإلغاء، سيتم خصم الرسوم العادية للاستمرار في الخدمة.
قد تتطلب بعض العروض أو عمليات شراء المعدات حدًا أدنى للفترة الأولية، وسيتم تحديد ذلك عند الشراء أو التفعيل.
تحتفظ أوما بالحق في تغيير الشروط أو الميزات أو أسعار الخدمة في أي وقت، مع أو بدون إشعار، ما لم يحظر القانون ذلك.
أوما أوفيس مصممة لدعم الامتثال مع العديد من المعايير التنظيمية والصناعية الهامة، خاصة للمنظمات في القطاعات المنظمة مثل الرعاية الصحية والتمويل. فيما يلي المعايير الرئيسية للامتثال والميزات ذات الصلة بـ أوما أوفيس:
الامتثال لـ HIPAA:
تقدم أوما أوفيس وضع مخصص لـ HIPAA مصمم للمنظمات الصحية. عندما يتم تمكين هذا الوضع، يتم تشفير جميع الملفات الإعلامية - بما في ذلك الرسائل الصوتية، وتسجيلات المكالمات، وتسجيلات الاجتماعات، والمرفقات الفاكسية - أثناء النقل وعند الراحة. كما يتطلب من المسؤولين توقيع اتفاقية شريك أعمال (BAA) التي تحدد المسؤوليات في التعامل مع المعلومات الصحية المحمية (PHI).
ملاحظة: لا تقدم أوما شهادة رسمية لـ HIPAA، حيث لا توجد شهادة حكومية لخدمات الاتصالات. ومع ذلك، فإن وضع HIPAA وBAA يسهل الامتثال للجهات المشمولة، التي تظل مسؤولة عن جهود الامتثال الخاصة بها.
بينما أوما أوفيس ليست منصة لمعالجة المدفوعات، فإن ميزات الأمان الخاصة بها (مثل التشفير وضوابط الوصول) تدعم البيئات التي قد يتطلب فيها امتثال PCI للمعاملات ببطاقات الائتمان. تم تصميم المنتجات المرتبطة بأوما، مثل Ooma AirDial، مع مراعاة امتثال PCI لبعض حالات الاستخدام.
تنفذ أوما أوفيس تدابير أمنية مثل التشفير، والتحقق بخطوتين، وضوابط وصول صارمة لحماية بيانات المستخدم. تساعد هذه الميزات المؤسسات في التوافق مع معايير حماية البيانات والخصوصية الأوسع، على الرغم من أن أوما لا تدعي الحصول على شهادات محددة لمعايير مثل GDPR أو CCPA.
