يتضمن iBabs عملية تنفيذ نموذجية:
الاستشارة الأولية: يجتمع فريق iBabs مع العميل لتقييم الاحتياجات المحددة ومتطلبات الحوكمة وبيئة تكنولوجيا المعلومات لتخصيص نظام التنفيذ.
تكوين المنصة: يتم تخصيص iBabs ليتوافق مع سير عمل المؤسسة عبر إعداد أدوار المستخدمين، أذونات الوصول، قوالب الاجتماعات، وتفضيلات الامتثال.
ترحيل البيانات: تُستورد مواد المجلس، جداول الأعمال، والمستندات الحالية للمنصة بأمان، لضمان استمرارية وتنظيم السجلات السابقة.
الاستيعاب والتدريب للمستخدمين: يتلقى المسؤولون، أعضاء المجلس، والمعنيون الآخرون جلسات تدريبية (غالبًا افتراضية) حول ميزات المنصة، التنقل، وأفضل الممارسات الأمنية.
تشغيل تجريبي: غالبًا ما تجري المؤسسات اجتماع اختبار أو مرحلة تجريبية لضمان الألفة وحل أي تعديلات بسيطة قبل الإطلاق الكامل.
يمكن تخصيص iBabs على نطاق واسع ليناسب الاحتياجات التجارية المحددة، لا سيما فيما يتعلق بسير العمل، التقارير، العلامة التجارية، والتكاملات.
يسمح iBabs للمستخدمين بإنشاء سير عمل مخصص يعكس عمليات الأعمال الداخلية، مما يمكّن المؤسسات من تكييف المنصة مع طريقة عملهم بدلاً من فرض التكيف مع بنية ثابتة.
يمكن تصميم الإشعارات، التعيين التلقائي للمهام، وخطوات سير العمل المخصصة لتتناسب مع تدفقات الموافقة، مراجعات اللجان، أو متطلبات الحوكمة الفريدة الأخرى.
يدعم النظام إنشاء تقارير مخصصة، مما يوفر رؤى مخصصة حول نشاطات المجلس، الحضور، تتبع الامتثال، وحالات المهام.
يتضمن iBabs لوحة معلومات قابلة للتخصيص في إصداراته الأخيرة، مما يسمح لكل مستخدم أو مسؤول بتخصيص الواجهة والنقاط المحورية لزيادة الإنتاجية.
يمكن للمنظمات تصميم ونشر قوالب مخصصة لجدول الأعمال، المحاضر، حزم المجلس، وتوثيق الاجتماعات، لضمان الامتثال للمعايير الداخلية.
يدعم iBabs قابلية تخصيص العلامة التجارية، بحيث تعكس البوابات والوثائق الهوية والشعار المؤسسي.
يمكن تكوين مستويات الأذونات لكل مجلس أو لجنة أو مجموعة مستخدمين، مما يوفر تحكمًا دقيقًا في الوصول إلى المستندات وحقوق التحرير والرؤية.
تُدمج المنصة مع حلول إدارة المستندات والمصادقة الرائدة (مثل Microsoft 365 وSharePoint وAzure AD) لإدارة وصول سلس وآمن.
يدعم iBabs التكامل مع تطبيقات الأعمال الشائعة مثل SharePoint وOneDrive، مما يعزز من إمكانية توسع سير العمل ومعالجة المستندات بما يتوافق مع بيئة الأعمال الحالية.
تمكن واجهة برمجة التطبيقات (API) المؤسسات من تطوير تكاملات مخصصة أو أتمتة تدفق البيانات مع الأنظمة الخارجية.
بالنسبة للكيانات العامة، يمكّن iBabs البث المباشر للاجتماعات ومشاركة المحاضر من خلال بوابة معلومات عامة مخصصة، مُصممة لتلبية المتطلبات التنظيمية أو متطلبات الشفافية.
يمكن للمستخدمين إضافة ملاحظات، تظليل، والتعليق على المستندات بما يتناسب مع سير العمل الخاص بهم، ويمكن أن تظل هذه الملاحظات خاصة أو تتم مشاركتها حسب الحاجة.
يقدم iBabs مجموعة من حلول التدريب والدعم للمستخدمين الجدد، بما في ذلك خدمات الإعداد ومساعدة شاملة مستمرة.
يقدم iBabs توجيه مخصص يتضمن المساعدة في الإعداد والهجرة، لضمان انتقال سلس من الأنظمة الأخرى.
توفر المنصة جلسات تدريبية في الموقع وعن بُعد للمسؤولين وأعضاء المجلس، تركز على الميزات الأساسية مثل إعداد حساب المستخدم، إنشاء جدول الأعمال، تحميل المستندات، إدارة الاجتماعات، ومتطلبات المؤسسة المحددة.
التدريب الشخصي الفردي متاح لأعضاء المجلس، ويمكن تكييفه مع الجهاز أو بيئة المستخدم، لزيادة فعالية التعلم الفردي.
يحصل المستخدمون الجدد على مجموعة واسعة من قنوات الدعم: الهاتف، البريد الإلكتروني/مكتب المساعدة، الدردشة المباشرة، الأسئلة الشائعة، وقاعدة المعرفة.
يحافظ iBabs على مركز دعم محترف يتميز بسرعة الاستجابة والفعالية، متاح للمستخدمين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
يوفر بانتظام أدلة المستخدمين، برامج الفيديو التدريبية، ووثائق شاملة للدعم الذاتي وحل المشكلات.
يمكن جدولة فحوصات شهرية وجلسات تحديث التدريب لضمان الكفاءة المستمرة ومعالجة الميزات أو تغييرات سير العمل الجديدة.
يساعد فريق خدمة العملاء المخصص في حل المشكلات وتقديم طلبات التحسين واستخراج البيانات أو الهجرة في أي مرحلة.
يطبق iBabs مجموعة من التدابير الأمنية لحماية البيانات، متوافقًا مع معايير دولية معترف بها ويضمن خصوصية البيانات وسريتها في جميع المراحل.
يتم تشفير جميع البيانات أثناء التخزين والنقل باستخدام تشفير AES-256 وبمفاتيح تشفير فريدة لكل عميل (مستأجر)، لضمان عزل قوي للبيانات.
لا يتم نقل المعلومات الحساسة أبدًا بدون تشفير، ويُنصح المستخدمون بتجنب إرسال بيانات حساسة عبر قنوات غير محمية مثل البريد الإلكتروني العادي.
ضوابط صارمة دقيقة على أساس الدور تُتيح للمنظمات تحديد من يمكنه عرض أو تحرير أو إدارة المستندات ومواد المجلس.
تتطلب مصادقة المستخدم بيانات اعتماد أمنة، ويمكن تمكين المصادقة الثنائية (2FA) عبر جميع الأجهزة.
تشمل خيارات المصادقة اسم مستخدم/كلمة مرور، ومصادقة هوية موحدة (مثل Google أو Microsoft 365)، وتسجيل الدخول البيومتري مثل Touch ID و Face ID.
حصل iBabs على شهادتي ISO/IEC 27001 (إدارة أمن المعلومات) وISO 9001 (إدارة الجودة)، مما يؤكد التزامه بالمعايير العالمية لأمن المعلومات وجودة العمليات.
المنصة متوافقة بالكامل مع اللائحة العامة لحماية البيانات وتتبع مبادئ “الخصوصية حسب التصميم” لجميع تطوير التطبيقات ومعالجة البيانات.
جميع الخوادم وتخزين البيانات موجودة في مراكز بيانات أوروبية مؤمنة، متوافقة مع قوانين الخصوصية في الاتحاد الأوروبي.
تحمى عمليات نقل البيانات الدولية باستخدام بنود تعاقدية قياسية حديثة (SCCs) وأطر مثل إطار عمل حماية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة، لضمان الامتثال القانوني لحركة البيانات عبر الحدود.
يخضع iBabs لاختبارات اختراق منتظمة، وفحوصات لثغرات الأمان، وتدقيقات أمنية من طرف ثالث للكشف عن وحل المخاطر المحتملة.
تُحتفظ بسجلات تدقيق مفصلة وتتاح للعملاء لمتابعة أنشطة المستخدمين والوصول الإداري لتحقيق الشفافية واكتشاف الاختراق؛ ويمكن تخصيص فترة الاحتفاظ بالسجلات.
يصدر iBabs تحديثاته بشكل منتظم — عادة عدة مرات في السنة — ويديرها من خلال عمليات نشر تلقائية، إشعارات للمستخدمين، وتواصل شفاف.
يتم إصدار التحديثات والإصدارات الجديدة بشكل دوري، وتعكس التطوير المستمر للمنتج ودمج تعليقات المستخدمين.
تشمل هذه التحديثات تحسينات الميزات، إصلاحات الأمان، تحسين الجهاز المحمول، وتحسينات سير العمل؛ تضمنت التحديثات الرئيسية الأخيرة لوحة معلومات جديدة، إدارة مستندات أفضل، وتوافق محسّن مع الأجهزة المحمولة.
تُدار التحديثات سحابيًا دون الحاجة إلى التثبيت اليدوي من قبل المستخدم، مما يضمن حصول جميع العملاء على أحدث إصدار فورًا أو ضمن جدول طرح محدد.
تبلغ الإشعارات التلقائية المستخدمين بالميزات الجديدة أو التغييرات في الواجهة أو تحسينات النظام إما داخل التطبيق أو عبر البريد الإلكتروني.
يقوم iBabs بإدارة الصيانة المستمرة (الترقيات والتحديثات) مركزيًا، وتُخطط الإصدارات لتجنب تعطيل المستخدمين وتُسلم عادة خارج أوقات الذروة أو خلال نوافذ الصيانة متى أمكن ذلك.
يتلقى المسؤولون وثائق واضحة وملاحظات حول كل تحديث، مما يسهل التوجيه السريع للميزات الجديدة أو تكييف سير العمل.
تؤكد سياسة iBabs بشأن ملكية البيانات وقابليتها للنقل على موضعية السيطرة الكاملة لدى العميل: تحتفظ المؤسسات التي تستخدم iBabs بحق ملكية بياناتهم ولديهم الحق في تصدير معلوماتهم في أي وقت، مما يدعم المتطلبات التنظيمية والاستقلالية التشغيلية.
يعمل iBabs كمُعالج للبيانات، ما يعني أن العميل – وليس iBabs – يظل المتحكم وصاحب الملكية القانوني لجميع البيانات المخزنة والتي تتم معالجتها ضمن المنصة.
يحدد العملاء الأغراض وسبل المعالجة؛ ويعمل iBabs فقط بناءً على تعليمات موثقة من العميل ولا يستخدم بيانات العميل لأغراضه الخاصة.
تكون المؤسسات مسؤولة عن مشروعية البيانات ومحتواها والامتثال لتشريعات الخصوصية (مثل GDPR).
يحق للعملاء الوصول وتصدير جميع بياناتهم من iBabs. يمكن استخراج البيانات كملفات PDF من خلال ميزة التصدير المدمجة أو عن طريق التواصل مع دعم iBabs للاحتياجات الخاصة بالتصدير.
يتم تمكين قابلية نقل البيانات بما يتوافق مع إرشادات GDPR، مما يسمح بنقل المعلومات بتنسيقات منظمة، شائعة، وقابلة للقراءة آليًا.
يسمح فقط للأشخاص المصرح لهم صراحة من قبل العميل بالوصول أو المساعدة في تصدير البيانات، ويتم التعامل مع كل طلب تصدير بأمان كامل لمنع الكشف غير المصرح به.
يمكن للعملاء في أي وقت طلب تصدير كامل لبياناتهم، لدعم الانتقال إلى أنظمة أخرى أو الامتثال للسياسات الداخلية.
يقدم iBabs دعمًا لعمليات نقل البيانات، لضمان الاستمرارية والامتثال عند التبديل إلى أو من المنصة.
يوفر iBabs شروطًا مرنة لتوسيع أو تقليص الاحتياجات المؤسسية، بما في ذلك تعديلات التراخيص وفق رغبة العميل وممارسات فوترة شفافة.
يمكن للعملاء إضافة مستخدمين، مجالس، وحدات أو ميزات في أي وقت خلال فترة العقد؛ ويُحاسب المستخدمون الجدد وفقًا للتعرفة المتفق عليها.
عادة لا يتطلب التوسع إعادة تفاوض كاملة للعقد — تُعدل شروط الخدمة والاشتراك ببساطة لتعكس العدد الأعلى للمستخدمين أو المقدرات.
يتم التعامل بسرعة مع إعداد تراخيص أو وحدات إضافية، ويتوفر تدريب/استيعاب للموظفين الجدد.
يمكن إزالة المستخدمين أو الوحدات أو المجالس أو تقليصها داخل المنصة؛ يسري التقليص اعتبارًا من السنة التالية للعقد أو بحسب الاتفاق التجاري.
عند التقليص للنزول، يجب على العملاء تقديم إشعار (وفق متطلبات العقد) لتقليل عدد التراخيص أو الميزات قبل التجديد؛ ويتم تعديل الفوترة للفترة اللاحقة.
إذا كانت التراخيص مخفضة وسط المدة، يُحاسب العميل عادة بالمستوى الأعلى المتفق عليه حتى التجديد التالي إن لم يُذكر خلاف ذلك في الاتفاقية.
تسمح بعض العقود بتخفيضات محسوبة بالتناسب أو تعديلات فورية حسب التفاوض والتخصيص.
تُمكن بنية النظام متعددة المستأجرين والوحدات تغييرات سريعة دون تعطل في العمليات الحالية — صُمم النظام لسهولة التكيف مع النمو أو التقسيم أو إعادة الهيكلة.
غالبًا ما تكون عقود iBabs لمدة سنة واحدة مع التجديد السنوي التلقائي، وللتجديد والإلغاء متطلبات إشعار واجراءات محددة. إليك أهم الشروط والأحكام:
مدة العقد الافتراضية لـ iBabs هي سنة واحدة.
في نهاية الفترة التعاقدية، يتم تجديد الاتفاقية تلقائيًا لسنة أخرى ما لم يقم أي طرف بإنهائها بإشعار كتابي.
يجب تقديم إشعار كتابي لعدم التجديد (الإلغاء) قبل ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء العقد.
يمكن إنهاء التجديد من قبل العميل أو iBabs، ولكن يصبح الإنهاء نهائيًا فقط بعد تأكيد الاستلام عبر البريد الالكتروني من قبل iBabs.
قد يؤدي تغيير الأسعار إلى إنهاء العقد. إذا غيرت iBabs السعر، يحق للعميل الإلغاء خلال 30 يومًا من الإشعار، ويسري مفعوله اعتبارًا من تاريخ تغير السعر.
يسمح بالإلغاء في نهاية كل سنة عقد فقط إذا تم إبلاغ الطرف الآخر كتابة قبل التجديد بثلاثة أشهر.
يمكن حدوث الإنهاء الفوري (وسط المدة) في حالة خرق التزامات أساسية، أو الإفلاس، أو التصفية، أو تغيير السيطرة على الشركة.
إذا تم إنهاء العقد بسبب خرق أو إفلاس، يُستحق سداد جميع الفواتير المستحقة على الفور، ولا يتم رد أي مدفوعات تمت قبل الإنهاء.
برنامج iBabs يلتزم بالمعايير الدولية الرئيسية للامتثال، مما يجعله مناسبًا للمنظمات التي تتطلب التزامًا تنظيميًا صارمًا لأمن المعلومات وخصوصية البيانات.
ISO/IEC 27001:2013 (إدارة أمن المعلومات): حصل iBabs على شهادة ISO/IEC 27001، مما يُظهر تطبيقه الصارم لإجراءات الأمان وعمليات التدقيق المستمرة لضمان سرية المعلومات ونزاهتها وتوفرها ضمن المنصة.
ISO 9001 (إدارة الجودة): تحافظ المنصة على شهادة ISO 9001 أيضًا، مما يضمن الالتزام بمبادئ إدارة الجودة، والتحسين المستمر، ورضا العملاء.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): يتوافق iBabs بالكامل مع اللائحة العامة لحماية البيانات ويتم تحديث سياساته الداخلية وميزات المنصة بشكل دوري لتلبية متطلبات GDPR الأوروبية والبريطانية فيما يتعلق بخصوصية البيانات والموافقة على البيانات والإبلاغ عن خروقات البيانات وحقوق أصحاب البيانات وقابلية نقل البيانات.
أطر حماية البيانات: بالنسبة لنقل البيانات الدولية، يستخدم iBabs آليات معترف بها مثل البنود التعاقدية القياسية (SCCs) وإطار عمل حماية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة وإطار حماية البيانات بين المملكة المتحدة وسويسرا لضمان حماية البيانات المنتقلة خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية وفقًا للمعايير المكافئة.
معايير التشفير: يستخدم iBabs تشفير AES-256 للبيانات أثناء التخزين والنقل، وهو مطابق لمتطلبات الأطر التنظيمية.
ضوابط الوصول مستندة إلى الدور: تقييدات صارمة وتفصيلية على الوصول إلى النظام والبيانات تقتصر على المستخدمين المصرح لهم، وبالتالي تدعم مبدأ أقل امتياز واستعداد للتدقيق.
تدقيقات أمنية دورية: تدقيقات خارجية منتظمة وتقييمات داخلية للحفاظ على الوضع الأمني والإجرائي للمنصة.
آي بابس
بواسطة يورونكست كوربورات سوليوشنز
