تم تصميم عملية التنفيذ في إتش إس إنسايت لتكون سريعة، بديهية، وتتطلب جهداً قليلاً، حيث يمكن للعديد من المنظمات البدء في الاستخدام خلال أيام أو أسابيع بدلاً من الشهور. يركز النظام على الإعداد الذاتي وسهولة الاستخدام، مع دعم مدمج من خلال دروس وبرامج تعليمية وواجهة مستخدم بسيطة تقلل الحاجة إلى مشاركة تقنية المعلومات بشكل واسع.
إليك تفصيل خُطوي عادةً لعملية التنفيذ:
التخطيط قبل التنفيذ: تعمل إتش إس إنسايت مع فريقك لتقييم مستوى النضج الحالي في إدارة السلامة والصحة المهنية وتحديد الأهداف. يساعد ذلك في تخصيص التنفيذ حسب احتياجات العمل الخاصة بك.
الوصول إلى النظام والإعداد: بمجرد اختيار وحداتك وتراخيصك، تحصل على إمكانية الوصول إلى النظام السحابي فورًا، مع قوالب افتراضية وبديهية تُبسط عملية الإعداد.
التكوين والتخصيص: يمكنك تكوين سير العمل، النماذج ولوحات المعلومات لتتناسب مع العمليات الداخلية لديك. بالنسبة للشركات، توجد خيارات تخصيص متقدمة (مثل النماذج المخصصة، الإشعارات وسير العمل).
التدريب والإعداد: يتم تدريب المستخدمين الرئيسيين باستخدام مواد شاملة وجلسات تدريبية موجهة. تقدم إتش إس إنسايت موارد مثل الندوات الوثائقية والدعم المباشر لتسهيل عملية الإعداد.
اختبار النموذج وجمع التعليقات: غالبًا ما تجري المنظمات مرحلة اختبار للنموذج لاختبار وحدات وسير العمل، ويتم استخدام التعليقات لتحسين التكوينات قبل التطبيق الكامل.
النشر الكامل: بعد التحقق من النظام، يتم طرحه في جميع أقسام المنظمة. التطبيق المتنقل وإمكانيات العمل دون اتصال تضمن سهولة الوصول لفِرق العمل الميداني.
الدعم المستمر والتطوير: بعد التنفيذ، توفر إتش إس إنسايت دعماً مستمراً وتحديثات دورية. يمكن للمستخدمين تحسين سير العمل وإضافة وحدات إضافية مع تطور الاحتياجات.
بالنسبة للمنظمات الصغيرة والمتوسطة، يمكن تنفيذ النظام في أسابيع قليلة. قد تحتاج الشركات الأكبر لمزيد من الوقت بسبب حجم وتعقيد التخصيص، ومع ذلك فإن العملية أسرع بكثير من الأنظمة التقليدية لإدارة الصحة والسلامة والبيئة.
Customisation
إتش إس إنسايت قابل للتخصيص بدرجة عالية، مما يجعله مناسبًا للمنظمات ذات احتياجات تشغيلية أو تنظيمية أو صناعية محددة. يوفر النظام كلاً من المرونة النمطية وأدوات التخصيص على مستوى المؤسسات.
فيما يلي نقاط رئيسية تبرز إمكانيات التخصيص:
مصمم النماذج المخصصة: يمكن لمستخدمي الشركات إنشاء نماذج جديدة بالكامل مع سير عمل مخصص، مما يسمح لهم بجمع بيانات مخصصة لعملياتهم. يشمل ذلك أنماط إدخال بيانات بديلة وأنواع نماذج مثل “Backing List” و “Document Library”.
إشعارات البريد الإلكتروني المخصصة: يمكن للمستخدمين تكوين تنبيهات بريد إلكتروني لخطوات محددة في سير العمل باستخدام أداة Workflow Visualizer. يحسن هذا التواصل وتتبع المهام عبر الفرق.
وحدات صناعية مخصصة: تقدم إتش إس إنسايت حلولاً خاصة بصناعات مثل البناء، التصنيع، النفط والطاقة، الكيماويات والرعاية الصحية. كل وحدة تتضمن ميزات وقوالب تتعلق باحتياجات الامتثال والسلامة في هذا القطاع.
تخصيص ملاحظة العمل: يتيح النظام للمستخدمين تقسيم أنواع ملاحظات العمل إلى نماذج منفصلة، مما يسمح بتنسيقات وتقنيات جمع بيانات بديلة.
لوحات معلومات مخصصة: يمكن للمستخدمين تصميم لوحات معلومات تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية، والامتثال، والأولويات التشغيلية. هذه اللوحات متاحة على أجهزة الكمبيوتر المكتبي والجوال.
بنية قابلة للتوسع: يمكن للمنظمات البدء بعدد قليل من الوحدات والتوسع حسب الحاجة. تضمن هذه النمطية أن الشركات تدفع وتستخدم فقط ما تحتاجه.
دعم متعدد اللغات والدول: يدعم النظام لغات متعددة وإعدادات إقليمية، بما في ذلك اللغة العربية، مما يجعله قابلاً للتكيف مع الفرق العالمية.
تصميم أولوي للجوال: سير العمل والنماذج المخصصة تعمل بكامل كفاءتها على الأجهزة المحمولة، بما في ذلك الوصول دون اتصال بالإنترنت، وهو أمر ضروري للعمليات الميدانية.
Additional Costs
إتش إس إنسايت تقدم نموذج تسعير شفاف ومرن، لكن التكاليف الإضافية تعتمد على مستوى التخصيص، الإعداد، والدعم المطلوب:
رسوم الإعداد والإدماج: للعملاء من الشركات، تقدم إتش إس إنسايت خدمة Rapid Success™ للإعداد بتكلفة 8,000 دولار، والتي تشمل التنفيذ الموجه ودعم التكوين.
الخدمات الاحترافية: يتم احتساب التطوير المخصص أو التدريب بتكلفة 250 دولار/ساعة، والتدريب الخاص في الموقع متاح مقابل 3,500 دولار/يوم بالإضافة إلى المصاريف.
بيئة Sandbox: تتوفر بيئة تطوير أو اختبار بتكلفة 3,600 دولار/سنة، ويتم تضمين واحدة في الحزم الخاصة بالشركات.
رسوم خدمة سنوية: دعم الشركات يشمل رسوم خدمة سنوية قدرها 14,400 دولار والتي تغطي الدعم المعزز والمراقبة والوصول إلى الخدمات المتميزة.
رسوم الدعم: الدعم القياسي مشمول، لكن دعم الشركات يشمل الوصول على مدار الساعة، توجيه الأولوية، وممثل مخصص لخدمة العملاء.
هذه التكاليف اختيارية وتختلف حسب حجم المنظمة وتعقيدها واحتياجات الدعم. يمكن أن تعتمد الشركات الصغيرة غالبًا على الإعداد الذاتي وتجنب معظم هذه الرسوم.
Training
تقدم إتش إس إنسايت بيئة تدريب ودعم شاملة مصممة لتلبية احتياجات المستخدمين المختلفة:
الإعداد الذاتي: يمكن للمستخدمين العاديين تكوين الوحدات، النماذج، وسير العمل بشكل مستقل باستخدام الدروس والوثائق المدمجة.
دعم الشركات: يشمل إعداد موجه، دعم تكوين، والوصول إلى متخصص تنفيذ خاص.
أكاديمية إتش إس إنسايت: توفر الوصول على مدار الساعة إلى الإرشادات ذاتية الخدمة، الدروس، وأفضل الممارسات.
برنامج شهادات احترافية: يمكن للمستخدمين الالتحاق ببرنامج شهادات منظم يشمل اختبارات وتمارين مخبرية والوصول إلى مجتمع عبر الإنترنت للتعلم من الأقران.
قنوات الدعم: يمكن للمستخدمين الحصول على المساعدة عبر البريد الإلكتروني والهاتف وبوابة الدعم والدردشة الحية. يتم الرد على القضايا الحرجة في غضون ساعة عمل واحدة.
وحدة إدارة التدريب: داخل النظام، هناك أدوات لتعيين، تتبع، والتقارير عن تدريب الموظفين، مع ميزات مثل تحميل الشهادات، تنبيهات بانتهاء الصلاحية ومسارات تدريب قابلة للتخصيص.
يضمن هذا النهج متعدد المستويات إمكانية الإعداد الفعال والحفاظ على الكفاءة طويلة المدى لفرق العمل الكبيرة والصغيرة.
Security Measures
تطبق إتش إس إنسايت بروتوكولات أمان على مستوى الشركات لحماية بيانات المستخدم، بما في ذلك:
التشفير: يتم تشفير جميع البيانات أثناء النقل والتخزين باستخدام بروتوكولات صناعية مثل TLS.
شهادة ISO 27001: النظام معتمد وفقًا لمعيار ISO 27001، مما يضمن الامتثال للمعايير الدولية لإدارة أمن المعلومات.
الامتثال لـ SOC 2 & SOC 3: الاستضافة عبر AWS تفي بمعايير SOC 2 و SOC 3 للأمان والتوافر والسرية.
التحكم في الوصول حسب الدور (RBAC): قواعد صارمة لتصاريح المستخدمين وبروتوكولات المصادقة تمنع الوصول غير المصرح به.
المراقبة على مدار الساعة: مراقبة مستمرة للكشف عن التهديدات والاستجابة لها في الوقت الحقيقي، مما يضمن وقت تشغيل عالي وسلامة البيانات.
ممارسات تطوير آمنة: مراجعات منتظمة للشفرات واختبارات الثغرات واختبارات الاختراق تعد جزءاً من دورة حياة التطوير.
دعم VPN و TLS: لأنظمة محلية، تدعم إتش إس إنسايت الاتصالات الآمنة عبر VPN وتشفير TLS.
تضمن هذه التدابير أن بيانات الصحة والسلامة والبيئة الحساسة تظل محمية، ومتوافقة، ومتاحة فقط للمستخدمين المخولين.
Updates
تتبع إتش إس إنسايت دورة إصدار متكررة ومنظمة، حيث يتم طرح التحديثات عادةً شهرياً أو ربع سنويًا. يتم إصدار كل تحديث برقم إصدار (مثل 25.1، 25.2، إلخ) ويتضمن تحسينات على قابلية الاستخدام، قدرات الذكاء الاصطناعي، إدارة المستندات، التقارير، والوظائف على الأجهزة المحمولة.
تُدار التحديثات من خلال:
ملاحظات الإصدار: يتم نشر وثائق تفصيلية لكل تحديث توضح الميزات الجديدة، والتحسينات، وإصلاحات الأخطاء.
النشر التلقائي: كنظام قائم على السحابة، يتم تطبيق التحديثات تلقائياً دون الحاجة إلى تدخل المستخدمين.
دعم أفكار المستخدمين: يدفع العديد من التحديثات اقتراحات العملاء، مما يضمن تطور النظام بما يتناسب مع احتياجات العالم الحقيقي.
اختبارات الأمان والاستقرار: تخضع التحديثات لاختبارات صارمة للحفاظ على موثوقية النظام وسلامة البيانات.
يضمن هذا النموذج السريع للتحديث أن يستفيد المستخدمون من الابتكار المستمر دون انقطاع عملياتهم.
Data Ownership and Portability
تتبع إتش إس إنسايت سياسات صارمة تعطي الأولوية لملكية العملاء للبيانات وقابليتها للنقل:
ملكية البيانات: يحتفظ العملاء بالملكية الكاملة للبيانات الخاصة بهم. تعمل إتش إس إنسايت كمعالج للبيانات، وليس كمالك لها، مما يضمن أن جميع المحتويات المدخلة في النظام تبقى ملكًا للعميل.
قابلية النقل: يدعم النظام تصدير البيانات بتنسيقات قياسية، مما يسمح للمنظمات باسترجاع ونقل بياناتها حسب الحاجة. يشمل ذلك تصدير التقارير، نتائج النماذج، وسجلات التدريب.
الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): تقدم إتش إس إنسايت ملحق معالجة بيانات متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (DPA)، والذي يتضمن بنودًا للوصول إلى البيانات، التصحيح، الحذف، والنقل. يمكن للعملاء الاعتماد على بنود تعاقدية قياسية للنقل الدولي للبيانات.
شفافية المعالجات من الباطن: تحتفظ الشركة بقائمة المعالجات من الباطن وتُخطر العملاء بأي تغييرات، مما يعزز الشفافية في معالجة البيانات.
تضمن هذه السياسات أن المنظمات يمكنها إدارة، الوصول إلى، ونقل بياناتها بثقة مع الامتثال للوائح الخصوصية العالمية.
Scaling Up / Down
تم تصميم إتش إس إنسايت ليتسم بالتوسع والمرونة، مما يتيح للمنظمات تعديل استخدامهم حسب تغير احتياجات العمل:
الترخيص النمطي: يمكن للعملاء إضافة أو إزالة وحدات (مثل إدارة الحوادث، التدريب، التدقيق) حسب متطلبات العمل. يضمن ذلك أنهم يدفعون فقط مقابل ما يستخدمونه.
تسعير يعتمد على المستخدمين: يعتمد التسعير على عدد “جهات الاتصال” (موظفين أو متعاقدين). يمكن للمنظمات التوسع أو تقليل العدد حسب احتياجاتها.
عدم الارتباط بعقود طويلة الأمد: تم تصميم العقود لتناسب النمو أو تقليل الحجم، مع خيارات للتجديد السنوي والتعديلات.
بنية سحابية: يدعم النظام السحابي التوسع السريع دون التأثير على الأداء،مما يجعله مناسباً لكل من الفرق الصغيرة والشركات الكبرى العالمية.
دعم التوسع: مع نمو الشركات، تقدم إتش إس إنسايت إعدادًا مخصصًا للشركات وبيئات Sandbox متقدمة للمزيد من التخصيص والتوسع.
يضمن هذا النموذج المرن أن تبقى إتش إس إنسايت فعالة من حيث التكلفة ومتوافقة تشغيلياً مع المنظمات في جميع مراحل النمو.
The terms & conditions for contract renewal and cancellation
شروط التعاقد مع إتش إس إنسايت موضحة في اتفاقية شروط الخدمة. فيما يلي النقاط الرئيسية:
مدة الاشتراك: عادةً ما تستند العقود إلى نموذج اشتراك سنوي، محدد في قسم “مدة الخدمات المشتراة” من الاتفاقية.
التجديد: تحدد شروط التجديد في استمارة الطلب الأصلية. ما لم يُذكر خلاف ذلك، قد يتم التجديد التلقائي ما لم يتم الإلغاء كتابياً قبل تاريخ التجديد.
الإلغاء: يمكن للعملاء إلغاء الخدمات بواسطة إشعار كتابي. ومع ذلك، الرسوم المدفوعة مسبقاً غير قابلة للاسترداد، ولا يعفي الإلغاء العميل من دفع الالتزامات الكاملة عن مدة العقد.
الإنهاء لأسباب محددة: يمكن لأي طرف إنهاء الاتفاقية إذا قام الطرف الآخر بخرق التزاماته ولم يتم تلافي الخرق في الفترة المحددة (عادةً 30 يوماً).
الوصول إلى البيانات بعد إنهاء العقد: عند الإنهاء، يمكن للعملاء طلب الوصول إلى بياناتهم لفترة محدودة. ستوفر إتش إس إنسايت تصديرات للبيانات بتنسيقات قياسية، لكن سيتم إلغاء الوصول إلى النظام الأساسي نفسه.
تضمن هذه الشروط المرونة والحماية للطرفين في حال حدوث تغييرات أو نزاعات.
Compliance
إتش إس إنسايت مصمم لدعم مجموعة واسعة من المعايير العالمية للامتثال، مما يجعله مناسبًا للمنظمات العاملة في صناعات منظمة. تشمل المعايير الرئيسية:
إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) – يدعم تتبع الحوادث، نماذج OSHA 300/300A/301، والتقارير التنظيمية.
معايير ISO:
ISO 45001 – إدارة الصحة والسلامة المهنية.
ISO 14001 – الإدارة البيئية.
ISO 9001 – إدارة الجودة.
ISO 27001 – إدارة أمن المعلومات.
ISO 31000 – إدارة المخاطر.
ISO 50001 – إدارة الطاقة.
ISO 22301 – إدارة استمرارية الأعمال.
وكالة حماية البيئة (EPA) – يدعم تتبع الامتثال البيئي والتقارير.
مكتب السلامة وإنفاذ البيئة (BSEE) – ذو صلة بعمليات النفط والغاز البحرية.
إدارة سلامة وصحة المناجم (MSHA) – للامتثال في صناعة التعدين.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) – يوفر اتفاقيات معالجة البيانات ويدعم الامتثال لخصوصية البيانات للمنظمات التي تتخذ من الاتحاد الأوروبي مقرًا لها.
تقوم وحدة إدارة الامتثال في إتش إس إنسايت بأتمتة جدولة وتتبع الالتزامات التنظيمية، مما يساعد المنظمات على البقاء جاهزة للتدقيق وتجنب الغرامات.
