عملية التنفيذ المعتادة لدى Easy Board:
المشاورة الأولية: يجري أخصائي الإعداد تقييمًا للاحتياجات ويعد مكالمة تدشين لفهم هيكل المجلس واحتياجات المؤسسة.
إعداد الحساب وتكوينه: يقوم فريق Easy Board بتجهيز الحساب، وتعيين الأدوار للمستخدمين، وتكوين اللجان، ومجلدات المستندات الأساسية بناءً على احتياجات المؤسسة، مع التأكد من ضبط الأذونات والمجموعات بالشكل الصحيح.
التدريب والتأهيل: يحصل المسؤولون وأعضاء المجلس على جلسات تدريبية توجيهية - غالبًا افتراضية - تغطي كيفية استخدام المنصة وجدولة الاجتماعات وروابط Magic ورفع المستندات وأفضل الممارسات للتفاعل.
نقل البيانات: يتم استيراد مستندات المجلس الموجودة (من Dropbox أو Google Drive أو SharePoint)، مع دعم من فريق دعم Easy Board عند الحاجة.
إعداد الاجتماع التجريبي: يُجدول اجتماع فعلي أو نموذجي ويتم عقده في Easy Board لتأكيد الجاهزية؛ ويقوم المسؤولون بالتحقق من العملية وجمع التعليقات.
تدعم Easy Board مستوى متوسط من التخصيص، ما يسمح للمؤسسات بتعديل العلامة التجارية، تنظيم بعض سير العمل، وتكييف الحقول لتناسب احتياجاتها الخاصة.
تمكن Easy Board المؤسسات من إضافة شعارها الخاص واختيار ألوان المجلس المخصصة، ما يسمح بتوافق أساسي مع العلامة التجارية لأي عمل أو منظمة غير ربحية.
هذه الخيارات متاحة في جميع خطط التسعير.
تقدم خطة Pro إمكانية تحديد الحقول المخصصة للملفات الشخصية، ما يسمح بتخزين معلومات مخصصة عن أعضاء المجلس تتجاوز السمات القياسية.
تسمح مجموعات ولجان غير محدودة، وكذلك عدد غير محدود من المدراء الإداريين، بأن تعكس المؤسسة هيكلها الحوكي داخليًا بغض النظر عن الحجم أو التعقيد.
يمكن لمستخدمي خطة Pro تنظيم الملفات أكثر باستخدام المجلدات الفرعية في المكتبة، ما يوفر مزيدًا من المرونة في التخزين والاسترجاع.
تم تصميم عمليات جدولة الاجتماعات واستطلاعات الرأي لتكون متوافقة مع احتياجات المجلس واللجان لكل مؤسسة، مع ميزات مثل التصويت على المواعيد/الأوقات وقوالب الأجندة وحزم الاجتماعات بنقرة واحدة واستطلاعات الاجتماع وتتبع مدد المجلس.
يدعم بند مقدمي الأجندة المخصصين والمرفقات تنسيقات اجتماع مختلفة أو احتياجات أصحاب المصلحة.
تم تصميم Easy Board للعمل مع منصات أساسية مثل Google Workspace وMicrosoft Teams وOffice 365 وZoom ومزودي روابط المستندات الآخرين، ما يسمح بتوافق مخصص مع البنية التقنية بسهولة.
لا تفرض Easy Board رسوم إعداد أو تكاليف تأهيل إلزامية أو رسوم صيانة مخفية على خطط Base أو Pro ، والدعم القياسي مشمول بدون أي تكلفة إضافية. تم تصميم المنصة للحفاظ على تسعير واضح: تدفع المؤسسات فقط رسوم الاشتراك الشهري المتكررة، مع الوصول إلى جميع الميزات الأساسية والخدمات الأساسية للدعم والتأهيل.
لا توجد رسوم إعداد منفصلة لأي خطة من Easy Board.
يتم توفير تدريب توجيهي مجاني لمستخدمي خطة Pro، بينما يحصل عملاء خطة Max على تدريب شخصي وخدمات نقل البيانات كجزء من الترتيب المخصص.
تشمل الاشتراك الشهري لجميع الخطط تحديثات البرامج الدورية، وتحسينات الميزات، وصيانة المنصة دون أي تكلفة إضافية.
يحصل مستخدمو خطة Base على دعم بالبريد الإلكتروني الأساسي والوصول إلى وكيل دعم مدعوم بالذكاء الاصطناعي للأسئلة.
يحصل مشتركو خطة Pro على دعم عبر الدردشة المباشرة والبريد الإلكتروني مع أولوية، ويمكنهم الوصول إلى دعم عبر الهاتف "عند الحاجة"، كل ذلك دون أي تكلفة إضافية.
تستفيد مؤسسات خطة Max من وكلاء دعم مخصصين، جلسات تدريب شخصية، ومدير نجاح مخصص - كل ذلك ضمن اشتراكهم المخصص.
كل خطة تشمل ضمان استرداد للأموال لمدة 90 يومًا.
يمكن للمؤسسات طلب استرداد كامل خلال أول 90 يومًا لأي سبب.
يتم عادةً فوتر الخطط سنويًا، ولكن التغييرات في الدفع خلال دورة الفوترة تحسب بنظام النسبة؛ ولا توجد رسوم مفاجئة لتعديلات الفوترة أو التوسع/التقليص في منتصف العام.
تقدم Easy Board نهجًا متعدد الطبقات للتدريب والدعم لضمان حصول جميع المستخدمين الجدد على المساعدة اللازمة لنجاحهم في استخدام المنصة وتهيئة المستخدمين المستمرين. تختلف نوعية وعمق الدعم حسب خطة الاشتراك، لكن جميع الخطط تتضمن موارد أساسية وقنوات للمساعدة.
يتوفر دعم البريد الإلكتروني الأساسي لجميع المستخدمين.
الوصول إلى وكيل المنصة المدعوم بالذكاء الاصطناعي (المسمى Zee) للمساعدة الفورية والإجابات على الأسئلة الشائعة.
موارد مكتوبة ووثائق لمساعدة المستخدمين في البدء وحل المشكلات.
يتم توفير تدريب توجيهي مجاني للمستخدمين الجدد، مما يساعد على التحاق الفرق بسرعة وكفاءة.
توفر الدردشة المباشرة ودعم البريد الإلكتروني أولوية في الردود.
يتوفر دعم هاتفي عند الحاجة، مما يوفر طبقة إضافية من الدعم للأسئلة العاجلة أو المعقدة.
مساعدة في رفع المستخدمين بالجملة لتسهيل إعداد اللجان الكبيرة بكفاءة.
تقدم جلسات تدريب مخصصة للمؤسسات ذات الاحتياجات الأكثر تعقيدًا أو نشرات كبيرة الحجم.
الوصول إلى وكيل دعم مخصص للمساعدة المستمرة والشخصية.
خدمات نقل البيانات للمؤسسات التي تنتقل من منصة أخرى.
تطبق Easy Board تدابير أمان قوية لحماية البيانات والامتثال للأنظمة التنظيمية عبر جميع حسابات العملاء. تم بناء المنصة بنماذج الأمان الأفضل ممارسات لمواقع الويب، وتم تجهيزها لتلبية معايير بعض أكبر مؤسسات الرعاية الصحية والمؤسسات حول العالم.
يتم تخزين جميع الملفات والمستندات على خوادم Amazon S3 آمنة وموجودة في الولايات المتحدة.
يتم تشفير البيانات أثناء النقل (بين المستخدمين والخوادم) وأثناء التخزين (أثناء الحفظ)، مماثلة لتلك التي تستخدمها منصات الخدمات المصرفية.
يتم منع طلبات الوصول غير المصرح بها تلقائيًا عن طريق ضوابط وصول شديدة الإعداد.
يتم السماح بالدخول إلى الخادم وفقًا لمبدأ "أقل امتياز"، ما يضمن أنه مجرد الموظفين الأساسيين يمكنهم الوصول للبيانات الحساسة - حتى موظفي Easy Board لديهم وصول محدود.
تفرض سياسات كلمات المرور حدًا أدنى قدره 10 أحرف لجميع المستخدمين، ويتم تشفير وقص كلمات المرور بحيث لا يمكن لأي أحد - حتى موظفي Easy Board - رؤية أو استعادة كلمات المرور.
يمكن تفعيل المصادقة الثنائية (2FA) بشكل اختياري، ما يوفر طبقة دفاع إضافية ضد الوصول غير المصرح به.
لضمان الأمان الكامل، يمكن للمؤسسات تعطيل ميزة "روابط السحر"، ويجب على الجميع تسجيل الدخول الكامل للوصول إلى الاجتماعات والمستندات والمعلومات الحساسة.
يتم تحديث الخوادم بأحدث تصحيحات الأمان ويجرى عليها المراقبة باستخدام أنظمة الكشف عن التسلل (HIDS) للكشف عن الأنشطة المشبوهة في الوقت الفعلي.
جميع الخوادم مخصصة فقط لتقديم محتوى الويب ولا تشارك الموارد مع خدمات غير متعلقة، ما يقلل من مخاطر النطاق المتعدد.
يتم إجراء نسخ احتياطي دوري ومتكرر لضمان الاسترداد السريع في حالة وقوع حوادث كبيرة أو كوارث أو فقدان البيانات.
إذا تم اكتشاف اختراق في خادم، يتم إيقافه واستعادته من نسخة احتياطية غير متضررة، مع إجراء تحليل جنائي كامل لمعالجة نقاط الضعف.
تم تصميم البروتوكولات الأمنية لتلبية المعايير التنظيمية العالية، مستندة إلى طرق صناعية أثبتت فعاليتها في الأساليب التنفيذية واسعة النطاق في قطاع الرعاية الصحية.
تتبع Easy Board نموذج SaaS حديثًا لإدارة التحديثات، حيث يتم نشر التحديثات تلقائيًا من قبل المورد ولا تتطلب تدخل العملاء أو تثبيتًا يدويًا. لا تنشر المنصة دورة إصدار محددة (شهريًا أو ربع سنويًا)، لكن مراجعات المستخدمين وملفات المنتجات تشدد على أن التحديثات - سواء كانت لتحسين الميزات أو إصلاحات الأمان - يتم إصدارها بشكل منتظم لجميع المستخدمين دون انقطاع.
تصدر Easy Board تحديثات باستمرار، مع دمج الميزات الجديدة والتحسينات وإصلاحات الأخطاء فور جهوزيتها، وليس من خلال إصدارات "نسخة" نادرة كبيرة.
صُمم نموذج التحديث ليضمن حصول المستخدمين دائمًا على أحدث إصدار من المنصة بما في ذلك أحدث بروتوكولات الأمان وتحسينات الوظائف.
تتم إدارة التحديثات من قبل فريق تطوير وتشغيل Easy Board على مستوى الخادم - فلا يحتاج المستخدمون لتنزيل التصحيحات أو إعادة تشغيل الجلسات.
يشير المستخدمون إلى أن التحديثات سلسة ولا تتطلب وقت توقف؛ حتى أولئك ذوي المهارات الفنية المحدودة يجدون نموذج التحديثات في المنصة سهلًا وغير مزعج.
يتم الإعلان عن الميزات الجديدة أو التغييرات مسبقًا عبر لوحات عرض المستخدمين أو عبر البريد الإلكتروني، وتتوفر موارد أو شروحات محدثة عند الحاجة.
في الحالات التي قد يقدم فيها التحديث واجهة أو سير عمل جديد، يتم تحديث وثائق الدعم والتدريب التابعة لـEasy Board، ويمكن للمستخدمين الحصول على إرشاد من مكتب المساعدة أو المساعد الذكي أو الدعم المباشر عند الحاجة.
تمنح سياسة Easy Board المنظمات حقوقًا واضحة على المحتوى الذي ينشئنه ويخزن في المنصة، وتضمن أن يحتفظ المستخدمون بالقدرة على الوصول وتصدير بياناتهم إذا قرروا يومًا ما ترك الخدمة.
تحتفظ المؤسسات بملكية جميع المحتويات والملفات والمعلومات التي ترفعها أو تديرها ضمن Easy Board.
المستخدمون مسؤولون عن ضمان حقوقهم للبيانات المشتركة وحمايتها، حيث لا تتحمل Easy Board مسؤولية أو دعاوى ملكية على محتوى المستخدمين.
لا تدعي المنصة حقوق الطبع والنشر لأي محتوى يرفعه المستخدم، فقط الحقوق الضرورية لتشغيل الخدمة وتقديمها.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى بياناتهم وتنزيلها وتصديرها في أي وقت، ولكن قد تختلف الصيغة والطريقة حسب الميزة (مثل تصدير مكتبة الملفات أو تنزيل المستندات أو تصدير دليل الاتصال).
عند إنهاء الحساب أو إلغائه، يحتفظ العملاء بحقوقهم على المحتوى الخاص بهم ويمكنهم طلب تصدير البيانات لتسهيل الانتقال إلى منصات أخرى.
لا توجد بنود حبس تمنع المستخدمين من استرجاع محتوياتهم بعد ترك أو تغيير الخدمة.
يتم حماية البيانات وفقًا لأفضل الممارسات، وتوضح سياسة الخصوصية كيفية تخزين المعلومات وحمايتها ومشاركتها (دائمًا بإشراف المؤسسة وليس للاستخدام التجاري الخارجي من قبل Easy Board).
توفر Easy Board خيارات مرنة للمؤسسات لتوسيع اشتراكها أو تقليصه حسب الاحتياجات المتغيرة، مع فوترة بنسبة دون غرامات للتغيير بالحجم.
يمكن للمؤسسات ترقية الخطة في أي وقت (مثل الانتقال من Base إلى Pro أو Max) من خلال لوحة التحكم أو بالاتصال بالدعم.
إذا تمت الترقية أثناء دورة الفوترة، يتم احتساب الرصيد المتبقي من الخطة السابقة تلقائيًا مقابل الخدمة الجديدة، وتصبح ميزات الخطة الجديدة متاحة فورًا.
لا توجد رسوم إعداد أو تأخيرات؛ يمكن الوصول بسهولة إلى ميزات مثل الحقول المخصصة وإدارة الملفات المتقدمة وغيرها من خلال التدريب الجماعي والتأهيل.
يُسمح بتخفيض الخطط (مثل التحويل من Max إلى Pro أو من Pro إلى Base) في أي وقت دون أي غرامة.
يتم تطبيق أي مبلغ مدفوع للخطة الأعلى ولا يزال متبقيًا بعد تاريخ التخفيض كائتمان خدمة للفواتير المستقبلية.
تعكس إعدادات السعة (مثل عدد المسؤولين أو اللجان أو حدود التخزين) حدود الخطة الجديدة دون التأثير على وصول البيانات الأساسية.
تحسب جميع تغييرات الأسعار الناتجة عن ترقيات أو تخفيضات في الخطط بنسبة حسب الوقت المستخدم، ما يضمن فوترة شفافة وعادلة للتغييرات في منتصف الدورة.
تتلقى المؤسسات تأكيدات فورية وتوثيقات لمبالغ الفواتير الجديدة وأي ائتمانات بعد تغيير الخطة.
لا توجد بنود حبس أو غرامات عند تغيير حجم الخدمة أو مستوى الاشتراك؛ حيث تضمن الشروط استخدامًا مرنًا في كل الأحوال.
تم تصميم شروط وأحكام Easy Board للتجديد والإلغاء لعقودها بشفافية ومرونة للعملاء، مع فوترة سنوية واضحة وسياسات إنهاء خدمة يتم التحكم بها من قبل المستخدم.
يتم فوتر جميع الخطط غالبًا بشكل سنوي حسب الإعداد الافتراضي، ما لم يتم الترتيب بطريقة مختلفة.
تجدد الاشتراكات تلقائيًا في نهاية كل فترة سنوية، إلا إذا ألغى المؤسسة قبل تاريخ التجديد.
تُرسل إشعارات التجديد مسبقًا، مما يمنح المشرفين الوقت لمراجعة اشتراكاتهم أو تقليلها أو إنهائها حسب الرغبة قبل بدء الفترة الجديدة.
يمكن للمؤسسات إلغاء الخدمة في أي وقت من خلال تقديم طلب عبر لوحة تحكم المسؤولين أو بالاتصال بالدعم.
إذا تم طلب الإلغاء قبل نهاية دورة الفوترة الحالية، فستستمر الخدمة حتى انتهاء الفترة المدفوعة، عندها يتوقف الوصول والفوترة.
بعد الإلغاء، تظل بيانات المؤسسة متاحة لفترة زمنية محددة للسماح بالتصدير أو النسخ الاحتياطي.
لا توجد غرامات لإنهاء الخدمة مبكرًا أو بنود حبس - يمكن للعملاء مغادرة Easy Board دون أي رسوم إضافية بغض النظر عن نوع الخطة.
يشتمل جميع العملاء الجدد على ضمان استرداد للأموال لمدة 90 يومًا، مما يسمح للمؤسسات بالحصول على استرداد كامل إذا ألغت لأي سبب خلال أول 90 يومًا من الخدمة المدفوعة.
لا يتم تقديم استرداد عادةً للطلبات خارج فترة الضمان الأساسية، ومع ذلك يمكن معالجة الاستثناءات حسب الحالة بناءً على تقدير Easy Board.
يمكن للمؤسسات تغيير خطة الاشتراك (ترقية أو تخفيض) خلال عقد نشط.
تتم الفوترة النسبية تلقائيًا - إذا انتقل الحساب إلى خطة أقل، فإن المبلغ الزائد يُستخدم كائتمان للتجديد التالي.
قبل أو مباشرة بعد الإلغاء، يمكن للمؤسسات تصدير بياناتها - توفر Easy Board إرشادات واضحة ودعمًا لاسترجاع سجلات الاجتماعات وجهات الاتصال والملفات.
HIPAA: تتبع Easy Board إرشادات تخزين البيانات والوصول إليها الشائعة في الخدمات المتوافقة مع HIPAA. يتم تشفير البيانات أثناء النقل والتخزين، ويتم فرض تحكم صارم في الوصول. تتماشى هذه الممارسات مع معايير خصوصية الرعاية الصحية، رغم عدم الإشارة المباشرة لشهادة HIPAA.
GDPR: تكفل سياسات الملكية والوصول إلى البيانات في المنصة سيطرة المؤسسات على محتواها وتسهيل نقل البيانات، ما يدعم الامتثال لمبادئ الخصوصية المنصوص عليها في اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي (GDPR).
SOC 2: تعكس العمليات الأمنية الداخلية لـEasy Board - بما في ذلك التخزين المشفر والنسخ الاحتياطية المنتظمة والمراقبة للخوادم وتقييد وصول الموظفين - مبادئ خدمات الثقة للأمن والخصوصية (SOC 2).
معايير الأمان الخاصة بالمؤسسات: يتم مراقبة الخوادم وتحديثها بانتظام، وتوجد أنظمة للكشف عن الاختراق، ولا يمكن إلا للأشخاص الضروريين من الموظفين الوصول إلى البيانات الحساسة، كما هو موصى به في أطر العمل مثل SOC 2 وISO 27001.
تظل المؤسسات مالكة لبياناتها دائمًا مع القدرة المستمرة على الوصول والتصدير - ما يقلل من الإغلاق ويدعم المتطلبات التنظيمية للشفافية والسيطرة.
المصادقة على المستخدم، وسياسات كلمات المرور القوية، وخيار التحقق الثنائي توفر حماية لمعلومات المجلس السريّة.
تضمن النسخ الاحتياطية المنتظمة وبروتوكولات الاسترداد القوية الامتثال لمتطلبات استمرارية الأعمال في الأطر الرئيسية.
