غرفة الحرب الرقمية

تنفيذ Digital WarRoom مصمم ليكون سريعًا وسهل الاستخدام، خصوصًا لفرق القانون ذات احتياجات eDiscovery العاجلة. هذا هو نظرة عامة خطوة بخطوة:

1. الاستشارة المبدئية والعرض التوضيحي:

   • حدد موعدًا للعرض التوضيحي مع فريق Digital WarRoom لتقييم احتياجاتك واختيار النشر المناسب (Pro، Single Matter Hosted، أو Private Cloud).

2. إعداد الحساب وتفعيل الترخيص
   • بالنسبة للإصدارات السحابية, يتم تفعيل الحسابات بسرعة - غالبًا خلال يوم عمل واحد.

   • بالنسبة للنسخة في الموقع (Pro) يتم تثبيت البرنامج محليًا مع تفعيل الترخيص.

3. تغذية البيانات
   • تحميل البيانات عن طريق السحب والإفلات أو النقل الآمن.

   • نظام يقوم باستخراج البيانات الوصفية تلقائيًا وفهرسة جميع المحتوى ليكون قابلاً للبحث.

4. تهيئة البيئة
   • تعيين أدوار المستخدمين, الصلاحيات، وإعدادات خاصة بالقضية.

   • تخصيص الفلاتر، العلامات، ومسارات المراجعة.

5. التدريب والتوجيه:
   • تقدم Digital WarRoom تدريب ودعم غير محدودين.

   • يتم تدريب الفرق على البحث، المراجعة، التعتيم، وأدوات الإنتاج.

6. المراجعة والإنتاج
   • بدء مراجعة المستندات باستخدام الفلاتر المتقدمة، Gist TAR، والأدوات البصرية مثل خرائط رسائل البريد الإلكتروني.

   • تحضير وتأكيد الإنتاجيات باستخدام الطباعة، ترقيم Bates، وخيارات التصدير.

7. الدعم المستمر:
   • الوصول المستمر للدعم، التحديثات، وتدريب إضافي عند الحاجة.

⏱️ الإطار الزمني المعتاد:

• الإعداد السحابي: 1 – 2 يوم عمل
• الإعداد داخل الموقع: 2 – 5 أيام عمل بناءً على تنسيق تكنولوجيا المعلومات
• تنفيذ كامل مع تدريب: 1 – 2 أسبوع

Digital WarRoom مصمم ليكون قابلاً للتكوين بدرجة عالية لتلبية الاحتياجات القانونية والتجارية:

• خيارات النشر المرنة:
  • اختر بين سطح المكتب، السحابة ذات الجلسة الواحدة، أو سحابة خاصة للاستضافة.

• حقول وصف بيانات مخصصة:
  • أضف وادرس علامات مخصصة، أكواد القضايا، وتصنيفات الامتياز القانوني.

• مسارات مراجعة مصممة خصيصًا:
  • اضبط الفلاتر، قوالب البحث، وإعدادات مراجعة الدُفعات.

• إعدادات الإنتاج:
  • خصص ترقيم Bates، قواعد التعتيم، وصيغ التصدير (PDF، TIFF، أصلية، إلخ).

• التحكم في الوصول بناءً على الدور الوظيفي:
  • حدد صلاحيات مفصلة للمراجعين، المشرفين، والمتعاونين الخارجيين.

• دعم اللغة وتقنية OCR:
  • يدعم أكثر من 160 لغة لمعالجة المستندات، بما في ذلك العربية.

• أدوات بصرية:
  • أداة مؤشرات رسائل البريد الإلكتروني، مخططات زمنية، وخرائط حرارية "من إلى من" يمكن تخصيصها حسب الحاجة.

• واجهة برمجة التطبيقات والتكامل:
  • رغم أن ذلك غير معلن بشكل كبير، يمكن للمستخدمين المتقدمين طلب دعم التكامل مع برامج التكنولوجيا القانونية الأخرى.

تكاليف إضافية: رسوم الإعداد والصيانة ورسوم الدعم

• تسعير شفاف: تؤكد Digital WarRoom على التسعير الواضح والمسبق دون رسوم خفية. بالنسبة للاشتراكات المستضافة، لا توجد رسوم إعداد, أو رسوم ترحيل, أو رسوم معالجة, أو رسوم دعم أو تدريب بخلاف ما هو مذكور في الخطة.

• تكاليف الاشتراك:
  • الاستضافة لموضوع واحد: تبدأ من 250 إلى 500 دولار شهريًا، وتشمل كمية محددة من التخزين (مثل 25-50 جيجابايت)، مع فرض رسوم تخزين إضافية قدرها 10 دولارات لكل جيجابايت شهريًا.
  • Pro (في الموقع): 1995 دولارًا سنويًا لكل ترخيص، ويشمل ساعة واحدة من دعم التثبيت وساعتين من التدريب.
  • سحابة خاصة: 2000 دولار شهريًا، وتشمل 500 جيجابايت، مع تخزين إضافي بقيمة 1 دولار لكل جيجابايت.

• الدعم والتدريب: يشمل كل الاشتراكات المستضافة دعمًا عبر البريد الإلكتروني وتدريبًا مبدئيًا دون تكلفة إضافية11214. تتوفر خدمات مهنية إضافية عند الطلب مقابل 250 - 350 دولارًا أمريكيًا للساعة، لكنها ليست مطلوبة للتشغيل العادي.

• حزم التدريب: بالنسبة لـ DWR Pro، تتوفر حزمة تدريب لمدة 10 ساعات مقابل 1000 دولار، لكنها اختيارية وللمستخدمين الذين يحتاجون إلى تدريب متقدم أو موسع فقط.

• لا توجد رسوم صيانة: لا توجد رسوم صيانة مستمرة خارج رسوم الاشتراك. كل تحديثات البرامج والدعم مدرجة ضمن ذلك.

• الإعداد الأولي: يحصل جميع مستخدمي الاشتراك المستضاف الجديد على إعداد شخصي يشمل تدريبًا مبدئيًا ومساعدة في تحميل البيانات وإعداد القضية، عادة عبر الهاتف أو Zoom مع مستشار كبير.

• التدريب المشمول:
  • تتضمن الاشتراكات المستضافة تدريبًا ودعمًا غير محددين ودون تكلفة إضافية.
  • يتلقى مستخدمو Pro الدعم لمدة ساعة واحدة في التثبيت وساعتين من التدريب مع الترخيص، بالإضافة إلى دعم البريد الإلكتروني غير المحدود.

• الدعم المستمر: دعم غير محدود عبر البريد الإلكتروني, الدردشة، والهاتف متاح لكل المستخدمين1215. يتكون فريق الدعم من محترفين ذوي خبرة في eDiscovery.

• الويبينارات والموارد: تقدم Digital WarRoom بانتظام ويبينارات، جلسات عرض توضيحية، ومواد تعليمية لمساعدة المستخدمين على تحسين سير عمل eDiscovery.

• الخدمات المهنية: للمهام المعقدة أو العاجلة، يتوفر مستشارون خبراء مقابل رسوم، لكن معظم المستخدمين يمكنهم الاعتماد على الدعم والتدريب المشمولين.

• أمان مركز البيانات: تتبع مرافق Digital WarRoom معايير أمان مركز البيانات بصرامة، بما في ذلك نقاط وصول محدودة وصلاحيات مشددة، ورصد الفيروسات، وبروتوكولات الاستجابة للاختراق.

• التشفير: تحدد المنصة وتعلِّم الحاويات المحمية بكلمة مرور أو المشفرة أثناء المعالجة. يتم إنشاء تقارير استثناء لتتبع هذه الملفات، ويتم معالجة المحتوى المفكك التشفير له بشكل آمن.

• التحكم في الوصول: توجد صلاحيات مبنية على الدور وإجراءات أمان صارمة لضمان وصول المستخدمين المصرح لهم فقط إلى البيانات الحساسة.

• سلامة وسرية البيانات: تشمل التدابير مراجعات ثغرات منتظمة، تقليل البيانات، والالتزام بمبادئ القانونية، العدالة، والشفافية كما هو محدد في GDPR وأطر الامتثال الأخرى.

• سجلات التدقيق: كل الإجراءات ضمن المنصة مسجلة، مما يوفر سلسلة حيازية قابلة للدفاع وتتبع الأنشطة لغرض الامتثال والمراجعة.

• أدوات الإخفاء والتعتيم: توفر الأدوات لتعتيم أو إخفاء المعلومات الحساسة لضمان حماية البيانات الشخصية غير ذات الصلة أثناء عملية eDiscovery.

• المصادقة الثنائية: تدعم Digital WarRoom المصادقة الثنائية لزيادة أمان وصول المستخدمين

Digital WarRoom مبني ليعزز من تحكم العملاء في بياناتهم:

• ملكية البيانات: تم تصميم المنصة بحيث تبقى جميع بيانات القضية ضمن بيئة آمنة يتحكم فيها العميل، مما يقلل من مخاطر نقل البيانات والمعالجة الخارجية.

• إمكانية النقل: أحد أهم فوائد Digital WarRoom هو إمكانية تخزين بيانات القضية بصيغة قابلة للنقل. يمكن نقل قواعد البيانات المدارة داخل أي منتج من منتجات Digital WarRoom إلى منتجات أخرى دون فقدان بيانات العمل القانوني أو الوصفية. تتيح هذه المرونة للمنظمات التعامل مع القضايا داخليًا أو نقلها إلى بيئات مستضافة حسب الحاجة دون فقد للبيانات أو الحاجة لإعادة التنسيق.

• تحكم العميل: تؤكد سياسة الخصوصية أن Digital WarRoom لا تبيع أو توزع بيانات العملاء إلا في الحالات المسموح بها صراحة، ويحتفظ العملاء بحق إدارة وتصدير بياناتهم.

Digital WarRoom يوفر شروطًا مرنة لدعم الاحتياجات المتغيرة للمؤسسات:

• الاستضافة والسحابة الخاصة: تمنح الاشتراكات إمكانيات لعدد غير محدود من القضايا والمستخدمين داخل الخطة المختارة. يتم الفوترة حسب الحد الأقصى من الجيجابايت المخزنة في أي وقت خلال الشهر، مما يسهل التوسع لأعلى بإضافة بيانات أو مستخدمين أو التوسع لأسفل بحذف البيانات غير الضرورية قبل دورة الفوترة التالية.

• داخل الموقع (WorkGroup/Pro): يتم ترخيصه بناءً على عدد المستخدمين المتزامنين (المراجعين)، والنظام مصمم لدعم الفرق من بضع مستخدمين إلى فرق مراجعة كبيرة وموزعة. يمكن إضافة تراخيص لمستخدمين إضافيين حسب الحاجة، وتدعم المنصة عددًا غير محدود من المستخدمين والقضايا.

• إمكانية النقل والترحيل: يمكن للمؤسسات ترحيل القضايا الحالية بين منتجات Digital WarRoom (على سبيل المثال، من داخل الموقع إلى السحابة) بدون رسوم، مما يدعم كلاً من التوسع لمشاريع كبيرة والتقليص في حال إنقاص الاحتياجات.

• إدارة التكاليف: يتم تشجيع العملاء على إدارة أحجام البيانات بشكل نشط، حيث ترتبط الفوترة بالاستخدام الفعلي للتخزين. هذا يوفر آلية واضحة للمؤسسات لمواءمة التكلفة مع الاستخدام الفعلي والتوسع أو التقليص حسب حجم قضاياهم.

شروط تجديد العقد

• تجديد تلقائي: لمنتج Digital WarRoom Pro (داخل الموقع)، يتم إصدار الفاتورة سنويًا ويتم التجديد تلقائيًا. ترسل الشركة إشعار فاتورة قبل أسبوع إلى أسبوعين من تاريخ التجديد لإبلاغ العملاء بالرسوم المقبلة.

• عملية التجديد: يتم عادة التجديد بشكل سلبي (تلقائي)، ولكن يمكن للمستخدمين اتخاذ إجراء قبل تاريخ التجديد لإعادة التفاوض أو تعديل شروط الخدمة أو وقف العقد. هذا يتماشى مع الممارسات الصناعية القياسية حيث تتجدد العقود تلقائيًا ما لم تلغى أو تتطلب التفاوض الفعّال للتجديد.

• فرصة لإجراء تغييرات: تعد فترات التجديد فرصة للعملاء لمراجعة الأسعار ومستويات الخدمة أو أي جانب آخر في العقد وتعديلها لتلائم الاحتياجات المتغيرة.

شروط إلغاء العقد

• عملية الإلغاء: يمكن للعملاء إلغاء اشتراكهم في أي وقت عن طريق مراسلة دعم Digital WarRoom ([email protected]).

• فترة الإشعار: بالرغم من عدم ذكر فترة إشعار أدنى محددة، فإن تذكير التجديد المرسل قبل تاريخ التجديد يوفر نافذة عملية لبدء إلغاء الاشتراك لتجنب التجديد التلقائي.

• سياسة الاسترداد: لا تحدد المصادر المقدمة سياسة استرداد للألغاء المبكر. عادة، يوقف الإلغاء المرشحات المستقبلية، لكن قد لا تكون هناك إمكانية استرداد للرسوم المدفوعة مسبقاً للفترة الحالية ما لم يتم التفاوض خلاف ذلك.

• الممارسات الصناعية العامة: تماشيًا مع قانون العقود القياسي، يمكن أيضًا إنهاء العقود بالاتفاق المتبادل أو للسبب (مثلاً، في حالات الإخلال بالعقد) أو في حالات الاستحالة (مثل أحداث غير متوقعة تجعل التنفيذ مستحيلاً). قد يحدد عقد Digital WarRoom تفاصيل إضافية.

• أمان مركز البيانات: تلتزم مرافق Digital WarRoom بمجموعة واسعة من معايير أمان مركز البيانات، بما في ذلك الصلاحيات المشددة، ونقاط الوصول المحدودة، ورصد الفيروسات، وبروتوكولات الاستجابة للاختراق.

• الامتثال لـ SOC 2: بينما لا تذكر المصادر صراحة حصول Digital WarRoom على شهادة SOC 2، فإنها تبرز بروتوكولات أمان قويّة مماثلة للمتطلبات المطلوبة لـ SOC 2، مثل التحكم في الوصول، والرصد، والاستجابة للحوادث5 (ملاحظة: تحتفظ DigitalOcean، مقدمة خدمات السحابة، بشهادات SOC 2 Type II وSOC 3 Type II ، وهذا ذو صلة في حال الاعتماد على بنيتها التحتية.)

• السرية والخصوصية: تم تصميم بروتوكولات Digital WarRoom لحماية سرية وخصوصية بيانات العملاء، بما يتماشى مع أفضل الممارسات في القطاع القانوني وبرامج eDiscovery.

• المعايير الأخرى: يوضح التركيز الممتد للشركة على الجوانب القانونية والتنظيمية وحماية البيانات توافقها مع الأطر التنظيمية الشائعة في قطاع التكنولوجيا القانونية، على الرغم من عدم ذكر شهادات محددة (مثل ISO، GDPR) في المصادر المقدمة.