تتمثل العمليات النموذجية لتنفيذ BoardPAC :
تحليل الاحتياجات الأولية: يتعاون BoardPAC مع المؤسسة لتقييم سير العمل الإشرافي واحتياجات الأمان وتفضيلات التكامل، مع تخصيص التكوين لهياكل المجلس المحددة ومتطلبات الامتثال.
توفير النظام الأساسي والإعداد: يُنشر البرنامج كخدمة SaaS أو في الموقع، ويثبت على البنية التحتية المختارة، مع تسجيل الأجهزة وإنشاء حسابات المستخدمين لأعضاء المجلس والمسؤولين.
التكوين والتخصيص: يتم تكوين قوالب الاجتماعات، وإعدادات الأذونات، والعلامة التجارية، ووحدات الامتثال، والتكامل (مثل التقويم وتسجيل الدخول الموحد) لتناسب سياسات المؤسسة وعمليات المجلس.
الهجرة وإعداد البيانات: تُستورد الوثائق الحالية، وباقات المجلس، وسجلات الاجتماعات السابقة بشكل آمن في المستودع المركزي، مع تفعيل المشاركة الآمنة للوثائق والدردشة.
تدريب المستخدمين وتشغيلهم: يشارك أعضاء المجلس والمسؤولون في جلسات تدريبية وورش عمل تفاعلية، بما في ذلك التوجيه العملي حول سير العمل الورقي وأدوات الذكاء الاصطناعي.
يمكن تخصيص BoardPAC لتلبية الاحتياجات التجارية المحددة، حيث توفر خيارات التكوين عبر أبعاد متعددة لدعم متطلبات المؤسسات المختلفة وهياكل الحوكمة.
تكوين سير العمل: يمكن تخصيص سير عمل الاجتماعات ومسارات الموافقة وقوالب جدول الأعمال للجان مجلس الإدارة المختلفة أو وحدات الأعمال أو الأنظمة الرقابية التنظيمية المختلفة.
إمكانية الوصول بناءً على الدور: يمكن للمؤسسات تعيين أذونات مفصلة، مع أدوار وحقوق وصول مخصصة لمطابقة التسلسلات الهرمية لمجلس الإدارة أو حساسية المعلومات أو متطلبات اللجان.
التخصيص والعلامة التجارية لواجهة المستخدم: يسمح النظام الأساسي بإضافة شعار الشركة وخطط ألوان مخصصة وواجهات بعلامة تجارية، لضمان مظهر وشعور تنظيمي متماسك.
مرونة التكامل: يدعم BoardPAC التكامل مع البريد الإلكتروني والتقويم وSSO (تسجيل الدخول الموحد) وأنظمة دليل المؤسسة، مع التكيف مع بيئة تكنولوجيا المعلومات الحالية للمؤسسة.
إعدادات الامتثال: يمكن تكوين وحدات الامتثال لتلبية معايير الصناعة المحددة أو اللوائح الإقليمية أو السياسات الداخلية للسجلات ومسارات التدقيق.
خيارات النشر: تتوفر كخدمة SaaS أو في الموقع، ويمكن تكييف BoardPAC لتناسب استراتيجيات تكنولوجيا المعلومات المحلية للمنظمة ومتطلبات إقامة البيانات.
اللغة والتوطين: يدعم النظام الأساسي البيئات متعددة اللغات والإعدادات الإقليمية لمجالس الإدارة متعددة الجنسيات.
قوالب الوثائق: يمكن إنشاء باقات اجتماعات مخصصة وصيغ جدول أعمال وقوالب محاضر الاجتماعات وتوحيدها عبر المؤسسة.
يوفر BoardPAC تدريبًا وموارد دعم قوية لضمان تجربة انطلاق سلسة للمستخدمين الجدد وأعضاء المجلس والمشرفين.
جلسات تدريب شخصية: تتلقى المؤسسات ورش عمل تدريبية مخصصة تغطي ميزات النظام الأساسي، بما في ذلك إدارة الوثائق، وجدولة الاجتماعات، وأدوات التعاون.
وحدات تدريب تفاعلية: توفر الأدلة الإرشادية خطوة بخطوة، والعروض التوضيحية الحية، والدروس المصورة، للمستخدمين الجدد شرحًا عن سير العمل والمهام الشائعة في البرنامج.
تدريب حسب الدور: تتوفر غالبًا جلسات منفصلة للمدراء، والسكرتارية، ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات، ومسؤولي الامتثال لتلبية احتياجاتهم الفريدة.
مركز المساعدة والتوثيق: تحتفظ BoardPAC بأدلة شاملة للمستخدمين، والأسئلة الشائعة، ومقالات قاعدة المعرفة التي توفر الدعم الذاتي.
الدعم الفني على مدار الساعة: تقدم BoardPAC دعمًا على مدار الساعة عبر الهاتف والدردشة والبريد الإلكتروني، لضمان استجابة سريعة لاستفسارات المستخدم في أي وقت.
مديرو حسابات مخصصون: قد تحصل المؤسسات الكبيرة على دعم مباشر من نقطة اتصال واحدة للدعم المستمر وتحسين المنتج.
يتبع BoardPAC نهجًا متعدد الطبقات في أمان البيانات، مع تنفيذ معايير وتقنيات أمان رائدة في الصناعة لحماية المعلومات الحساسة للمجلس.
شهادة ISO 27001: تتوافق عمليات BoardPAC مع معيار الذهب العالمي لإدارة أمن المعلومات، لضمان ضوابط صارمة وبروتوكولات التدقيق.
تشفير AES-256: تحمي جميع البيانات - أثناء السكون والنقل - بتشفير AES 256 بت المتطور، مما يجعل الوصول غير المصرح به أمرًا بعيد الاحتمال.
ضوابط الوصول بناءً على الدور: يتيح النظام الأساسي تعيين أذونات دقيقة، لضمان أن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم عرض أو تحرير أو الموافقة على الوثائق ومحتوى الاجتماعات.
المشاركة الآمنة للوثائق: توفر أدوات مشاركة الملفات الآمنة المدمجة حماية لتوزيع والوصول إلى أوراق المجلس السرية والاتصالات.
وظيفة الدردشة الآمنة: يتم تشفير جميع جلسات الدردشة، مما يوفر رسائل فورية خاصة ومحميّة داخل النظام الأساسي.
إمكانيات الأجهزة المتعددة وضوابط المصادقة: يدعم BoardPAC بروتوكولات المصادقة ويراقب النشاط عبر الأجهزة، مما يوفر طبقات إضافية من حماية الحسابات.
خيارات SaaS والموقع المحلي: يمكن للعملاء اختيار النشر المحلي لمزيد من التحكم أو SaaS مع حماية سحابية معززة، مما يتيح التوافق مع سياسات أمان تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم.
مسارات التدقيق والامتثال: يتم تسجيل كل إجراء باستخدام مسارات تدقيق شاملة، مما يحافظ على الامتثال والمساءلة لجميع أنشطة المجلس.
تطلق BoardPAC تحديثات بشكل منتظم، عادةً عدة مرات سنويًا، وتتضمن ميزات جديدة، وتحسينات، وتحديثات أمان للحفاظ على البرامج محدثة وموثوقة لعملاء المؤسسات. تتم إدارة هذه التحديثات من خلال التسليم السحابي التلقائي للعملاء المعتمدين على خدمة SaaS وتحديثات إصدار منسقة للعملاء المحليين.
يستفيد عملاء خدمة SaaS من التحديثات التلقائية والسلسة مع اضطراب محدود، مما يضمن أن جميع المستخدمين يحصلون على أحدث الوظائف ومعايير الأمان فور توفرها.
يتم توفير حزم التحديثات الموجهة للعملاء المحليين، مع إرشادات خطوة بخطوة وموارد دعم لضمان انتقال سلس خلال فترات الصيانة.
يتم إبلاغ جميع العملاء بشكل استباقي بتحسينات المنتجات والميزات الجديدة - مثل الدردشة بالذكاء الاصطناعي ووحدات الامتثال وتحسينات واجهة المستخدم - ويتلقى المستخدمون التدريب والتوثيق كجزء من عملية التحديث.
تضمن سياسة ملكية البيانات في BoardPAC احتفاظ المؤسسات العميلة بالملكية الكاملة لجميع بيانات اجتماعات المجلس والوثائق والسجلات المخزنة داخل النظام الأساسي. تُمنح العملاء السيطرة التامة على كيفية إدارة معلوماتهم والوصول إليها ونقلها، سواء في حالة استخدام SaaS أو الخيارات المحلية للنشر.
تظل جميع الوثائق المتعلقة بالمجلس التي تم تحميلها ومحاضر الاجتماعات والمرفقات والمحتوى الذي تم إنشاؤه من قبل المستخدم مملوكة للمؤسسة العميلة.
لا تدعي BoardPAC الحقوق على بيانات العملاء وتلتزم بإجراءات سرية صارمة، بما في ذلك الالتزامات التعاقدية في شروط الخدمة وسياسات الخصوصية.
يوفر BoardPAC آليات لتصدير البيانات والنسخ الاحتياطي والهجرة، مما يمكّن المؤسسات من استرجاع جميع سجلات مجلس الإدارة ونقلها بتنسيقات قياسية حسب الحاجة.
عند الانتقال بين SaaS والنشر المحلي أو الهجرة إلى حلول أخرى، يدعم BoardPAC قابلية نقل البيانات بشكل آمن، مما يضمن أن العملاء يمكنهم نقل معلوماتهم دون خطر القفل مع مزود الخدمة.
تقتصر شروط التجديد والإلغاء لعقد BoardPAC على منح العملاء المرونة بينما تؤكد على فترات إشعار واضحة والتزامات الخدمة. فيما يلي البيانات الرئيسية:
تكون العقود والاشتراكات عادةً سنوية، مع تجديد تلقائي أو تفاوضي في نهاية كل فترة ما لم يتم تقديم إشعار بعدم التجديد أو تغيير من قبل العميل.
لتقليل عدد المستخدمين النهائيين أو تخفيض الخدمة عند التجديد، يجب تقديم إشعار كتابي (بما في ذلك البريد الإلكتروني) إلى BoardPAC قبل 30 يومًا على الأقل من نهاية الفترة الحالية.
يمكن إضافة مستخدمين إضافيين في أي وقت خلال فترة العقد ويتم احتساب التكلفة بشكل نسبي لضمان التوافق مع دورة التجديد السنوية للمؤسسة.
قد يتم تحديث مستويات الخدمة والأسعار والشروط للفترة المتجددة، وسيتم إخطار العملاء بأي تغييرات بشكل مسبق، عادةً من خلال نماذج الطلب المحدثة أو تعديلات الشروط.
إذا اختار العميل الإلغاء، يظل الاشتراك نشطًا حتى نهاية الفترة السنوية أو العقدية الحالية (المدفوعة)؛ ولا يحق له استرداد أو الحصول على رصيد عن الوقت غير المستخدم.
يتطلب الإلغاء إشعارًا كتابيًا (يُقبل البريد الإلكتروني)؛ وبعد استلامه، تظل الخدمات مستمرة حتى نهاية الفترة، دون فرض رسوم إضافية عن الفترات المستقبلية.
يمكن أيضًا إنهاء الاتفاقية من قبل أي طرف بإشعار كتابي مدته 30 يومًا في حالة حدوث خرق جوهري ولم يتم معالجته خلال فترة الإشعار تلك.
يمكن إنهاء الاتفاقية فورًا إذا توقف أي طرف عن العمليات التجارية أو تقدم بطلب للحل أو الإعسار.
تفي BoardPAC بمعايير الامتثال المعترف بها دوليًا لضمان عمليات إدارة مجالس الإدارة الآمنة والموثوقة والمنظمة لعملاء المؤسسات.
ISO 27001: حصلت BoardPAC على شهادة ISO 27001، مما يعكس التزامها ببروتوكولات إدارة أمن المعلومات العالمية الصارمة، بما في ذلك تقييمات المخاطر المنهجية وضوابط الوصول القوية.
اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): يدعم النظام الأساسي الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات لمعالجة البيانات الشخصية والحساسة في الاتحاد الأوروبي، بما في ذلك إدارة الموافقة وحقوق المستخدمين وشفافية معالجة البيانات.
SOC 2 (تم الإبلاغ عنها): تلتزم BoardPAC بمبادئ SOC 2، حيث تطبق عمليات الخصوصية والأمان والتوافر والسرية، خاصة في عمليات النشر القائمة على السحابة.
المعايير الإقليمية والخاصة بالصناعة: تعتمد المؤسسات التي تستخدم BoardPAC، بما في ذلك البنوك الرئيسية وشركات الاتصالات، على قدرتها على الامتثال للوائح الحوكمة المحلية والتدقيق والسرية ذات الصلة بمناطقها وصناعاتها.
