تتضمن عملية التنفيذ المعتادة لبرنامج ADP Workforce Now عدة خطوات رئيسية ويمكن أن تختلف في المدة اعتمادًا على تعقيد وحجم المنظمة. إليك المخطط العام للعملية:
1. الاستشارة الأولية والتخطيط:
- تقييم الاحتياجات: فهم المتطلبات المحددة للمنظمة.
- تخطيط المشروع: وضع خطة مشروع تفصيلية تتضمن الجداول الزمنية والمعالم.
2. التكوين والإعداد:
- تكوين النظام: تخصيص البرنامج لتلبية احتياجات المنظمة.
- ترحيل البيانات: نقل البيانات الموجودة إلى النظام الجديد.
- التكامل: ضمان تكامل البرنامج مع الأنظمة الأخرى المستخدمة من قبل المنظمة.
3. الاختبار:
- اختبار النظام: التحقق من أن النظام يعمل كما هو متوقع.
- اختبار قبول المستخدم (UAT): السماح للمستخدمين النهائيين باختبار النظام لضمان تلبيته لاحتياجاتهم.
4. التدريب:
- تدريب المسؤولين: تدريب لأولئك الذين سيتعاملون مع النظام.
- تدريب المستخدمين النهائيين: تدريب لجميع الموظفين الذين سيستخدمون النظام.
5. بدء التشغيل:
- التحضيرات النهائية: التأكد من أن كل شيء جاهز لتشغيل النظام.
- الإطلاق: بدء استخدام النظام رسميًا في بيئة حية.
6. دعم ما بعد التنفيذ:
- الدعم المستمر: تقديم الدعم لمعالجة أي مشكلات قد تظهر بعد بدء التشغيل.
- التحسين المستمر: إجراء التعديلات والتحسينات بناءً على ملاحظات المستخدمين.
المدة
يمكن أن تستغرق عملية التنفيذ من بضع أسابيع إلى عدة أشهر. تعتمد المدة الدقيقة على عوامل مثل حجم المنظمة وتعقيد احتياجاتها ومستوى التخصيص المطلوب. بالنسب للأعمال الصغيرة إلى المتوسطة، قد تستغرق العملية حوالي 8 إلى 12 أسبوعًا، بينما قد تحتاج المنظمات الأكبر ذات المتطلبات الأكثر تعقيدًا إلى عدة أشهر لإكمال التنفيذ.
نعم، يمكن تخصيص ADP Workforce Now لتناسب الاحتياجات التجارية المحددة. إليك بعض النقاط التي توضح قدرات تخصيص البرنامج:
الحقول المخصصة
- إعداد الحقول المخصصة: يتيح ADP Workforce Now للمستخدمين إعداد حقول مخصصة لأغراض متنوعة، مثل تتبع تواريخ الأهلية لـ 401k أو نقاط بيانات معينة أخرى مطلوبة للتقارير والامتثال.
- أنواع و خيارات الحقول: يمكن تكوين الحقول المخصصة كحقول فارغة، أو قوائم منسدلة، أو أنواع أخرى، حسب المتطلبات. يمكن استخدام هذه الحقول في التقارير ولإنشاء حقول مشتقة في التقارير.
التقارير والتحليلات
- التقارير المخصصة: يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير مخصصة من خلال اختيار حقول محددة، وتطبيق الفلاتر، وترتيب الأعمدة حسب الحاجة. يتيح ذلك تقارير مصممة تلبي الاحتياجات الفريدة للأعمال.
- التقارير المتقدمة: يقدم ADP Workforce Now قدرات تقارير متقدمة، مما يمكّن المستخدمين من إنتاج تقارير مفصلة ومعقدة. يتضمن ذلك القدرة على تعديل التقارير النموذجية وإنشاء تقارير جديدة بمعايير محددة.
- تخصيص التقارير القياسية: يمكن تخصيص التقارير القياسية عن طريق إضافة أو إزالة الحقول، واختيار خيارات الفرز، واختيار تنسيقات الإخراج مثل PDF أو Excel. تساعد هذه المرونة في إنشاء تقارير أكثر صلة بالأعمال.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
- التكامل مع تطبيقات الطرف الثالث: يتكامل ADP Workforce Now مع مجموعة متنوعة من التطبيقات مثل QuickBooks و Sage و JazzHR و Lever و ZipRecruiter و Cornerstone والمزيد. يتيح ذلك للشركات إنشاء نظام بيئي لإدارة الموارد البشرية سلس يناسب احتياجاتها التشغيلية المحددة.
- الحلول المستندة إلى واجهة برمجة التطبيقات: يدعم البرنامج الحلول المستندة إلى واجهة برمجة التطبيقات لمزامنة البيانات مع الأنظمة الأخرى، مما يضمن تحديث بيانات المستخدم والمنظمة باستمرار عبر المنصات.
تخصيص المستخدم والدور
- تخصيص البوابة: يمكن للمسؤولين تخصيص بوابة ADP Workforce Now من خلال إعداد سمات الموقع، وإنشاء عمليات الموافقة والإخطار، وإدارة مجموعات الأمان. يضمن ذلك أن تتماشى البوابة مع العلامة التجارية الخاصة بالشركة وتدفقات العمل التشغيلية.
- مجموعات الأمان: يمكن تكوين مجموعات الأمان للتحكم فيما يمكن للمستخدمين المختلفين رؤيته والقيام به على الموقع. هذا أمر بالغ الأهمية للحفاظ على أمان البيانات والتأكد من أن الموظفين لديهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها بناءً على أدوارهم.
بوابة الخدمة الذاتية للموظفين
- بوابة الخدمة الذاتية للموظف: تتيح بوابة "My ADP Workforce Now" للموظفين إدارة معلومات الموارد البشرية الخاصة بهم، مثل تحديث التفاصيل الشخصية، وعرض بيانات الأجر، وطلب الإجازات. يقلل ذلك العبء الإداري ويحسن رضا الموظفين من خلال منحهم مزيدًا من السيطرة على بياناتهم.
تخصيص للقطاعات الصناعية المحددة
- الحلول الخاصة بالصناعة: يلبي ADP Workforce Now احتياجات مختلف الصناعات، بما في ذلك المطاعم/الضيافة، والتصنيع، والخدمات المهنية، والبناء، والخدمات المالية، والتجزئة، والرعاية الصحية، والحكومة/التعليم، والخدمات الاجتماعية/غير الربحية. يضمن ذلك أن البرنامج يمكن تخصيصه لتلبية الاحتياجات المحددة لمختلف القطاعات.
ملاحظات المستخدم والدعم المجتمعي
- المجتمع والدعم: توفر موارد المجتمع والدعم لـ ADP Workforce Now رؤى قيمة ومساعدة لتخصيص البرنامج. يمكن للمستخدمين طلب النصيحة، ومشاركة التجارب، والحصول على المساعدة بشأن احتياجات التخصيص المحددة من الأقران وفرق دعم ADP.
يتضمن ADP Workforce Now عدة تكاليف إضافية تتجاوز رسوم الاشتراك الأساسية. يمكن أن تشمل هذه التكاليف رسوم الإعداد، ورسوم الصيانة، ورسوم الدعم. فيما يلي التفاصيل استنادًا إلى المصادر المقدمة:
رسوم الإعداد
- تكاليف التنفيذ: بالنسبة للتنفيذ الأكبر الذي يتطلب متطلبات أكثر تعقيدًا، يمكن أن تتراوح تكاليف الإعداد من 100,000 دولار إلى أكثر من 500,000 دولار. بالنسبة للتنفيذ الأصغر، يمكن أن تتراوح التكلفة من 20,000 دولار إلى 50,000 دولار.
- تكاليف التخصيص: يمكن أن تتفاوت تكاليف التخصيص اعتمادًا على الاحتياجات والميزات المحددة المطلوبة من قبل المنظمة.
رسوم الصيانة
- الصيانة المستمرة: هناك رسوم مستمرة للصيانة والدعم، والتي تختلف اعتمادًا على الحزمة المختارة. تضمن هذه الرسوم أن يظل البرنامج محدثًا ويستمر في العمل بسلاسة.
رسوم الدعم
- خدمات الدعم: يقدم ADP Workforce Now مجموعة متنوعة من خدمات الدعم، بما في ذلك الدعم الفني، والمنتديات المجتمعية، وخدمة العملاء المخصصة. يمكن أن يؤثر مستوى الدعم على التكلفة الإجمالية.
- الدعم المحسن: تشمل الخطط ذات المستوى الأعلى مثل خطة HR Pro خدمات دعم محسنة، مثل الوصول إلى فريق مخصص من مستشاري الأعمال في الموارد البشرية والمساعدة القانونية المدفوعة مسبقًا.
رسوم إضافية
- رسوم التكامل: للتكامل مع الأنظمة الأخرى، قد توجد رسوم إضافية. على سبيل المثال، قد تتضمن تكلفة تكامل ClockShark مع ADP Workforce Now رسوم شهرية قدرها 5 دولارات للموصل.
- تكاليف التدريب: يمكن أن تكون تكاليف التدريب أيضًا عاملاً، مع خيارات للتعليم الإلكتروني، والندوات عبر الإنترنت، وصيغ الفصول الدراسية. قد تختلف توفر وتكلفة هذه الموارد التدريبية بناءً على المنطقة والدولة.
- الرسوم المتكررة: هناك رسوم متكررة مرتبطة بالاشتراك، والتي يمكن أن تعتمد على عدد الموظفين والطبقات أو الوحدات المختارة.
تفصيل الأسعار مثال
- الاشتراك الشهري: يبدأ من 110 دولارات في الشهر، اعتمادًا على الميزات والوحدات المختارة.
- تكلفة كل موظف في الشهر (PEPM): يمكن أن تتراوح التكاليف من 18 إلى 27 دولارًا لكل موظف في الشهر، اعتمادًا على حجم وتعقيد المنظمة.
يوفر ADP Workforce Now مجموعة شاملة من خيارات التدريب والدعم لمساعدة المستخدمين الجدد على البدء واستخدام المنصة بشكل فعال. فيما يلي الميزات الرئيسية للتدريب والدعم المتاحة:
خيارات التدريب
1. تدريب بقيادة معلم:
- يوفر ADP Workforce Now جلسات تدريب بقيادة معلم تغطي جوانب مختلفة من البرنامج، بما في ذلك الرواتب، والموارد البشرية، والوقت والحضور، وإدارة المزايا. يمكن أن تُجرى هذه الجلسات افتراضيًا أو شخصيًا، اعتمادًا على تفضيلات المستخدم.
2. دورات عبر الإنترنت وندوات عبر الإنترنت:
- يمكن للمستخدمين الوصول إلى مجموعة متنوعة من الدورات التدريبية عبر الإنترنت وندوات عبر الإنترنت من خلال نظام إدارة التعلم الخاص بـ ADP. تغطي هذه الدورات موضوعات مثل التنمية الشخصية والمهنية، والامتثال، والأمن السيبراني، والمزيد.
- تتضمن الوحدة الأساسية للتعلم دورات معبأة مسبقًا وإمكانية تحميل محتوى مخصص، مما يسهل تخصيص التدريب ليناسب الاحتياجات التنظيمية المحددة.
3. برامج الشهادات:
- يقدم ADP برامج شهادات مهنية للمستخدمين الذين يرغبون في الحصول على شهادات تخصص في مجالات مثل الرواتب والموارد البشرية والوقت والحضور. تساعد هذه الشهادات المستخدمين على اكتساب معرفة متعمقة وإظهار خبرتهم في استخدام ADP Workforce Now.
4. موارد تدريب الخدمة الذاتية:
- يوفر البرنامج مجموعة من موارد التدريب الذاتي، بما في ذلك أدلة مرجعية سريعة، ودروس فيديو، وكتيبات مستخدم مفصلة. تتوفر هذه الموارد من خلال مركز دعم ADP ويمكن الوصول إليها في أي وقت.
خيارات الدعم
1. دعم العملاء:
- يقدم ADP دعمًا قويًا للعملاء من خلال قنوات متنوعة، بما في ذلك الهاتف، والبريد الإلكتروني، والدردشة المباشرة. يمكن للمستخدمين الاتصال بفريق الدعم للحصول على مساعدة بشأن المشكلات الفنية، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها، والاستفسارات العامة.
- يتوفر فريق الدعم لمساعدة في مهام معينة مثل إعادة تعيين كلمات المرور، والوصول إلى بيانات الأجر، وحل مشكلات تسجيل الدخول.
2. دعم التنفيذ:
- خلال مرحلة التنفيذ، يوفر ADP دعمًا مخصصًا لضمان الانتقال السلس. يشمل ذلك المساعدة في تكوين النظام، وترحيل البيانات، والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
- يعمل فريق تنفيذ مخصص عن كثب مع المستخدمين الجدد لمعالجة أي تحديات وضمان إعداد النظام وفقًا لاحتياجاتهم.
3. الدعم المجتمعي والدعم من الأقران:
- يمكن لمستخدمي ADP Workforce Now الوصول إلى منتدى المجتمع حيث يمكنهم طرح الأسئلة، ومشاركة التجارب، والحصول على نصائح من المستخدمين الآخرين. توفر هذه الشبكة من الدعم من الأقران قيمة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وتعلم أفضل الممارسات.
4. الصيانة المستمرة والتحديثات:
- يوفر ADP صيانة مستمرة وتحديثات لضمان بقاء البرنامج محدثًا ومتوافقًا مع احتياجات المستخدمين المتطورة. يشمل ذلك التحديثات البرمجية العادية، وتصحيح الأمان، وإطلاق ميزات جديدة.
5. دعم التطبيق المحمول:
- تتيح تطبيق ADP المحمول للمستخدمين الوصول إلى المنصة أثناء التنقل، مما يوفر المرونة والراحة. يدعم التطبيق وظائف متنوعة، بما في ذلك عرض بيانات الأجر، وإدارة الوقت والحضور، والوصول إلى الدورات التدريبية.
يستخدم ADP Workforce Now مجموعة شاملة من التدابير الأمنية لحماية البيانات، مما يضمن سرية وسلامة وتوافر المعلومات الحساسة. إليك النقاط الرئيسية للتدابير الأمنية المعمول بها:
التشفير
- بيانات أثناء النقل: تطبق ADP Workforce Now معيار TLS 1.2 لبيانات أثناء النقل، مما يضمن أن البيانات المتبادلة بين ADP والأطراف الثالثة مشفرة باستخدام تقنيات التشفير المعتمدة من الصناعة.
- بيانات ماثلة: يتم تشفير البيانات الماثلة باستخدام تشفير AES بمدى 256 بت، وهو معيار تشفير قوي لحماية البيانات المخزنة.
التحكم في الوصول
- المصادقة متعددة العوامل (MFA): يساعد تنفيذ MFA على ضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة، مما يقلل من خطر الوصول غير المصرح به.
- أدوار المستخدمين والأذونات: يتم إعداد إعدادات إذن المستخدم الصارمة لتقليل الوصول إلى المعلومات الضرورية بناءً على الوظائف الوظيفية. يقلل ذلك من الأضرار المحتملة الناتجة عن المستخدمين غير المصرح لهم أو الجهات الخبيثة.
- الشهادات الرقمية: يتم إصدار الشهادات الرقمية للمصادقة على هوية المستخدمين، مما يوفر طبقة إضافية من الأمان للوصول إلى ADP Workforce Now.
المراقبة والتدقيق
- تدقيقات الأمان المنتظمة: تجري ADP تدقيقات أمنية منتظمة ومراقبة لضمان الامتثال للوائح الصناعة والسياسات الداخلية. يتضمن ذلك مراجعة سجلات التدقيق لتحديد أي أنشطة مشبوهة أو محاولات اختراق.
- اختبار الاختراق: يقوم موردون خارجيون بإجراء اختبارات اختراق بانتظام لتحديد ومعالجة أي ثغرات قائمة في النظام قبل أن يمكن استغلالها من قبل الجهات الضارة.
الأمان المادي والبيئي
- تدابير الأمان المادي: تستخدم ADP مجموعة متنوعة من الضوابط الأمنية المادية، بما في ذلك أنظمة المراقبة بالفيديو، وبطاقات الأمان، وحراس الأمن الموجودين عند نقاط الدخول والخروج. يتم منح الوصول إلى المناطق المحمية فقط للموظفين المصرح لهم ولأغراض مصرح بها.
- استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث: أنشأت ADP وصيانة خطة تجارية معقولة لاستمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث لضمان توافر الخدمات في حال حدوث اضطرابات.
إدارة حوادث أمان البيانات
- استجابة الحوادث: في حالة حدوث خرق أمني أو أي حدث آخر يهدد أمان وسرية أو سلامة بيانات العميل، تتخذ ADP إجراءات مناسبة لمحتوى الحادث والتحقيق فيه والتخفيف من تأثيره. يتم إبلاغ العملاء في أقرب وقت ممكن.
- المراقبة للوصول غير المصرح به: تراقب ADP الويب بنشاط لأي عميل قد شارك روابط الاشتراك الخاصة بهم ورموز الشركة الفريدة، وتتخذ إجراءات لإيقاف الوصول إلى التسجيل الذاتي إذا تم العثور على مثل هذه الرموز.
الامتثال وأفضل الممارسات
- الامتثال لقوانين خصوصية البيانات: تلتزم ADP بالامتثال لقوانين وتشريعات حماية البيانات، سواء في الولايات المتحدة أو على مستوى العالم. يتضمن ذلك توفير إشعار عند استخدام الذكاء الاصطناعي لمعالجة البيانات، وضمان تحديث برامج الامتثال للخصوصية مع التطورات التشريعية.
- موارد العملاء وأفضل الممارسات: توفر ADP موارد وأفضل الممارسات لمساعدة العملاء على حماية مؤسساتهم وموظفيهم من أنواع الاحتيال الشائعة.
أمان التكامل
- تكاملات API الآمنة: يقدم ADP مكتبة قوية من واجهات برمجة التطبيقات التي تفرض تدابير أمان مثل TLS 1.2 لبيانات أثناء النقل و AES 256-bit لتشفير البيانات الماثلة. يتم حماية هذه الواجهات، وتتطلب موافقة لضمان الوصول الآمن.
تقدم ADP Workforce Now تحديثات بانتظام لضمان تحديث المنصة بمميزات جديدة، وتحسينات الأمان، ومتطلبات الامتثال. إليك نظرة عامة على تكرار التحديثات وعملية الإدارة:
تردد التحديثات
- تحديثات منتظمة: تطلق ADP Workforce Now تحديثات بانتظام، عادةً على أساس ربع سنوي. تتضمن هذه التحديثات ميزات جديدة، وتعزيزات، وتصحيحات للأخطاء لتحسين الوظائف العامة وتجربة المستخدم للمنصة.
- ترقيات فورية: بالإضافة إلى التحديثات العادية، تقدم ADP أيضًا ترقيات فورية. هذه تحديثات أصغر وأكثر تكرارًا تعالج مشكلات محددة أو تقدم تحسينات بسيطة. يتم سرد الترقيات الإضافية في ملاحظات الإصدار أو ملخصات التحديث ولها فصول خاصة بها تفصيل المشكلات التي تم حلها أو الميزات الجديدة.
إدارة التحديثات
- ملاحظات الإصدار: يتم توفير ملاحظات إصدار مفصلة لكل تحديث. تتضمن هذه الوثائق معلومات حول الميزات الجديدة، والتحسينات، وتصحيحات الأخطاء المدرجة في التحديث. تساعد ملاحظات الإصدار المستخدمين على فهم التغييرات التي أجريت وكيف قد تؤثر على استخدامهم للمنصة.
- ملخصات التحديث: بجانب ملاحظات الإصدار، يتم تقديم ملخصات التحديثات لتقديم نظرة عامة على التغييرات. تعتبر هذه الملخصات مفيدة لفهم التحديثات الرئيسية بسرعة دون الخوض في التفاصيل الفنية الدقيقة.
- تنفيذ التحديثات: يتم إدارة التحديثات من خلال عملية منظمة لضمان الحد الأدنى من الاضطرابات للمستخدمين. يتضمن ذلك الاختبار المكثف قبل النشر والتواصل الواضح مع المستخدمين حول التغييرات القادمة وأي إجراءات قد يحتاجون إلى اتخاذها.
- إشعارات المستخدمين: يتم إعلام المستخدمين بشأن التحديثات المقبلة وأي إجراءات مطلوبة عبر قنوات متنوعة، بما في ذلك إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل المنصة. يضمن ذلك أن يكون المستخدمون على علم بالتحديثات ويمكنهم التحضير وفقًا لذلك.
- الدعم والوثائق: تقدم ADP دعمًا شاملًا وموارد الوثائق لمساعدة المستخدمين في التعامل مع التحديثات. يشمل ذلك أدلة المستخدم المحدثة، والأسئلة الشائعة، والوصول إلى دعم العملاء لأي مشكلات قد تطرأ خلال أو بعد عملية التحديث.
لدي ADP Workforce Now سياسات محددة بشأن ملكية البيانات وقابلية النقل، التي تهدف إلى ضمان أن العملاء يحتفظون بالتحكم في بياناتهم ويمكنهم نقلها حسب الحاجة. إليك النقاط الرئيسية استنادًا إلى المصادر المقدمة:
ملكية البيانات
- ملكية العميل: ينص سياسة ADP Workforce Now بوضوح على أن العملاء يحتفظون بملكية بياناتهم. يشمل ذلك جميع البيانات المتعلقة بالموظفين والمعلومات الأخرى التي يدخلها العملاء في النظام.
- معالجة البيانات: تعمل ADP كمعالج بيانات، مما يعني أنها تقوم بمعالجة بيانات العملاء نيابةً عن العميل ووفقًا للقوانين المعمول بها. لا تدعي ADP ملكية البيانات ولكنها مسئولة عن معالجتها وإدارتها بشكل آمن.
قابلية نقل البيانات
- قدرات التصدير: توفر ADP Workforce Now قدرات تصدير قوية، مما يسمح للعملاء بتصدير بياناتهم في تنسيقات متنوعة. يشمل ذلك تصدير بيانات الوقت، والحضور، والرواتب، والتي يمكن استخدامها من قبل التطبيقات الأخرى أو لأغراض الامتثال والتقارير.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى: يدعم البرنامج تكاملات مع أنظمة أخرى، مما يسهل نقل البيانات بين ADP Workforce Now والتطبيقات التابعة للجهات الخارجية. يضمن ذلك أن العملاء يمكنهم الحفاظ على استمرارية البيانات عبر منصات متعددة.
- تخطيط البيانات والتحقق: خلال عمليات نقل البيانات، تضمن ADP تنفيذ عمليات تخطيط البيانات والتحقق للحفاظ على سلامة البيانات. يتضمن ذلك استخدام جداول التحقق لمزامنة البيانات بدقة بين ADP Workforce Now والأنظمة الأخرى.
خصوصية البيانات وأمانها
- اتفاقيات خصوصية البيانات: لدى ADP اتفاقيات شاملة لخصوصية البيانات التي تحدد مسؤوليات كل من ADP والعميل بشأن حماية البيانات. تضمن هذه الاتفاقيات معالجة البيانات بما يتماشى مع القوانين والأنظمة المعمول بها لحماية الخصوصية.
- القواعد المؤسسية الملزمة (BCR): اعتمدت ADP قواعد مؤسسية ملزمة، التي تحدد القواعد الخاصة بمعالجة البيانات الشخصية داخل ADP. تضمن هذه القوانين أن يتم التعامل مع البيانات بشكل متسق وآمن عبر جميع كيانات ADP على مستوى العالم.
التزامات العملاء
- تقديم البيانات: يتحمل العملاء المسؤولية عن توفير البيانات اللازمة لـ ADP لأداء الخدمات. يشمل ذلك ضمان أن البيانات تم جمعها بما يتماشى مع القوانين المعمول بها وأن للعميل السلطة لتقديم البيانات إلى ADP.
- تخطيط البيانات والتحقق: يجب على العملاء إكمال عمليات تخطيط البيانات والتحقق لضمان نقل البيانات بدقة. يجب تصحيح أي أخطاء يتم اكتشافها خلال عملية التخطيط للحفاظ على سلامة البيانات.
سياسة الاحتفاظ وحذف البيانات
- سياسات الاحتفاظ: لدى ADP سياسات لاحتفاظ البيانات، والصيانة، وحذف البيانات الشخصية. تضمن هذه السياسات أن يتم الاحتفاظ بالبيانات فقط ما دام ذلك ضروريًا للأغراض التي تم جمعها من أجلها وأنه يتم حذفها بشكل آمن أو تدميرها عندما لم تعد مطلوبة.
يقدم ADP Workforce Now شروطًا مرنة للتوسع أو التقلص لتلبية احتياجات المنظمة المتغيرة. إليك النقاط الرئيسية المتعلقة بالقدرة على التوسع استنادًا إلى المصادر المقدمة:
التوسع
1. الملحقات الوحداتية:
- يسمح ADP Workforce Now للشركات بإضافة وحدات مع نمو احتياجاتها. على سبيل المثال، يمكن للشركات أن تبدأ بوظائف الرواتب والموارد البشرية الأساسية ثم تضيف وحدات لاحقًا لوظائف اكتساب المواهب وإدارة الأداء وإدارة المزايا والمزيد.
- يدعم البرنامج التكامل السلس للميزات الإضافية، مما يضمن أن الشركات يمكنها توسيع قدراتها بدون اضطرابات كبيرة.
2. مستويات الاشتراك:
- يقدم ADP Workforce Now مستويات اشتراك مختلفة - Select و Plus و Premium. تشمل كل مستوى مجموعة أوسع من الميزات تدريجيًا. يمكن للشركات ترقية مستوى اشتراكها للوصول إلى ميزات أكثر تقدمًا مع نموها.
- على سبيل المثال، تتضمن حزمة Premium كل شيء في حزمة Plus بالإضافة إلى تتبع الوقت التلقائي والتحليلات المحسّنة.
3. خدمات التنفيذ المخصصة:
- توفر ADP خدمات تنفيذ مخصصة لمساعدة الشركات على التوسع بشكل فعال. يشمل ذلك المساعدة من الخبراء ومستشارين محترفين لتلبية الاحتياجات المحددة وضمان انتقال سلس.
التقلص
1. شروط عقد مرنة:
- يقدم ADP Workforce Now شروط عقد مرنة تتيح للشركات تقليص خدماتها حسب الحاجة. قد يتضمن ذلك تقليل عدد الوحدات أو خفض مستوى الاشتراك ليتماشى بشكل أفضل مع متطلبات المنظمة الحالية.
- يمكن للشركات الاتصال بـ ADP لتعديل خطط خدماتها والتأكد من أنها تدفع فقط مقابل الميزات التي تحتاجها.
2. قابلية نقل البيانات والاحتفاظ بها:
- تضمن ADP أن يتم الحفاظ على قابلية نقل البيانات، مما يتيح للشركات الاحتفاظ بإمكانية الوصول إلى بياناتها حتى إذا قامت بتقليص خدماتها. يشمل ذلك إمكانية تصدير البيانات والحفاظ على الامتثال لسياسات الاحتفاظ بالبيانات.
3. الدعم للمنظمات الأصغر:
- تم تصميم ADP Workforce Now ليتوسع ليشمل المنظمات بمختلف الأحجام، من الشركات الصغيرة إلى الكيانات الكبيرة. يعني ذلك أنه حتى إذا احتاجت الشركة إلى تقليص حجمها، يمكن للمنصة أن تقدم الدعم والوظائف الضرورية المخصصة لاحتياجات المنظمة الأصغر.
أمثلة عملية
- البدء صغيرًا والنمو: قد تبدأ شركة ما باستخدام ADP RUN، المصممة للمشاريع الناشئة والشركات الصغيرة التي تضم أقل من 50 موظفًا. مع نمو الشركة، يمكنها الانتقال إلى ADP Workforce Now للحصول على ميزات إدارة الموارد البشرية الأكثر تقدمًا.
- تقليص الميزات: إذا احتاجت شركة ما إلى تقليل تكاليفها أو تبسيط عملياتها، يمكنها اختيار إزالة وحدات معينة أو الانتقال من مستوى اشتراك أعلى مثل Premium إلى مستوى أساسي أكثر مثل Select، والذي لا يزال يوفر وظائف الموارد البشرية والرواتب الأساسية.
تشمل الشروط والأحكام لتجديد العقد والإلغاء لبرنامج ADP Workforce Now تفاصيل في اتفاقيات ومستندات متنوعة. إليك النقاط الرئيسية استنادًا إلى المصادر المقدمة:
تجديد العقد
1. التجديد التلقائي:
- تشمل العقود مع ADP Workforce Now عادةً بنود تجديد تلقائي. وهذا يعني أنه ما لم يقدم العميل إشعارًا بإنهاء العقد خلال فترة محددة قبل نهاية الفترة الحالية، سيجدد العقد تلقائيًا لفترة إضافية.
2. فترة الإشعار:
- يُطلب من العملاء عادةً تقديم إشعار كتابي بنيتهم عدم تجديد العقد. يمكن أن تختلف فترة الإشعار، ولكنها غالبًا ما تحدد بين 30 إلى 90 يومًا قبل نهاية الفترة الحالية.
3. شروط التجديد:
- عند التجديد، تستمر الشروط والأحكام للاتفاقية الأصلية في التطبيق إلا إذا تم تعديلها من قبل الاتفاق المتبادل. يجب أن يتم الاتفاق على أي تغييرات في الشروط أو التسعير من قبل كلا الطرفين قبل أن يصبح التجديد ساري المفعول.
إلغاء العقد
1. الإنهاء للراحة:
- قد يكون للعملاء الخيار لإنهاء العقد للراحة، ولكن ذلك عادةً يتطلب تقديم إشعار كتابي مسبق. يمكن أن تختلف فترة الإشعار للإنهاء للراحة، ولكنها غالبًا ما تحدد بين 30 إلى 90 يومًا.
2. الإنهاء بسبب السبب:
- يمكن لأي من الطرفين إنهاء العقد بسبب إذا انتهك الطرف الآخر أي بند جوهري من الاتفاقية ويفشل في تصحيح الانتهاك خلال فترة محددة بعد استلام إشعار كتابي. تشمل الأسباب الشائعة لإنهاء العقد عدم دفع الرسوم، وعدم أداء الخدمات كما هو متفق عليه، أو الإفلاس.
3. رسوم الإنهاء المبكر:
- إذا أنهى العميل العقد قبل نهاية المدة دون سبب، قد يخضع لرسوم الإنهاء المبكر. غالبًا ما يتم توضيح هذه الرسوم في العقد وقد تشمل الرصيد المتبقي من فترة العقد أو مبلغ محدد كعقوبة.
4. إعادة المعدات:
- عند إنهاء العقد، يُطلب من العملاء إعادة أي معدات مقدمة من ADP، مثل الأجهزة الخاصة بالوقت والحضور، بحالة جيدة. إذا لم يتم إعادة المعدات بسرعة، قد يُطلب من العميل شراءها بالسعر السوقي العادل.
5. قابلية نقل البيانات والاحتفاظ بها:
- تضمن ADP أن العملاء يمكنهم تصدير بياناتهم عند إنهاء العقد. المسؤولية تقع على العملاء في طلب تصدير البيانات خلال فترة معينة بعد الانتهاء. قد تحتفظ ADP بالبيانات لفترة زمنية محدودة بعد الانتهاء للامتثال بالمتطلبات القانونية والتنظيمية.
6. القوة القاهرة:
- يتم إعفاء كلا الطرفين من الأداء بموجب العقد لأي فترة تتعذر عليهم فيها الأداء بسبب أسباب خارجة عن إرادتهم المعقولة، مثل الكوارث الطبيعية، والحروب، أو أحداث القوة القاهرة الأخرى.
أمثلة عملية
- التزامات العميل: يجب على العملاء تقديم جميع المعلومات المتعلقة بالرواتب والضرائب في الوقت المناسب. يمكن أن يؤدي الفشل في ذلك إلى إعادة بدء قواعد الضرائب أو تعقيدات إدارية أخرى.
- الدفاع القانوني والتأمين: قد يتضمن العقد أحكامًا تتعلق بمزايا الدفاع القانوني وتأمين مسؤوليات ممارسات التوظيف، التي توضح حدود التغطية والشروط التي تنطبق عليها هذه المزايا.
يتوافق برنامج ADP Workforce Now مع عدة معايير للامتثال لضمان أمان البيانات وخصوصيتها وسلامتها. إليك النقاط الرئيسية للمعايير والشهادات المتعلقة بالامتثال التي يلتزم بها ADP Workforce Now:
شهادات ISO
1. ISO 9001:2015:
- تشير هذه الشهادة إلى التزام ADP بأنظمة إدارة الجودة. تضمن أن ADP تقدم بصورة مستمرة المنتجات والخدمات التي تلبي متطلبات العملاء والتنظيم، وتهدف إلى تعزيز رضا العملاء من خلال التطبيق الفعال للنظام.
2. ISO/IEC 27001:2013:
- هذه هي معيار دولي لأنظمة إدارة أمن المعلومات (ISMS). تحدد المتطلبات لإنشاء وتنفيذ والحفاظ على وتحسين مستمر لنظام إدارة أمن المعلومات. يضمن التزام ADP بهذا المعيار أن لديها عمليات قوية لإدارة وحماية المعلومات الحساسة.
3. ISO/IEC 27701:2019:
- يوفر هذا المعيار إرشادات لإنشاء وتنفيذ والحفاظ على وتحسين نظام إدارة معلومات الخصوصية (PIMS). إنه بسط لـ ISO/IEC 27001 و ISO/IEC 27002 لإدارة الخصوصية في سياق المنظمة. يُظهر حصول ADP على هذه الشهادة التزامه بإدارة خصوصية البيانات الشخصية.
تقارير SOC
1. تقارير SOC 1:
- يوفر ADP تقارير خدمات منظمة التحكم (SOC 1)، وهي تقارير عن التحكم الداخلي حول الخدمات المقدمة من ADP والتي تتعلق بالتقارير المالية للكيانات المستخدمة. يتم إنتاج هذه التقارير من قبل مدققين مستقلين ومتاحة للعملاء عند الطلب.
2. تقارير SOC 2:
- تركز تقارير SOC 2 على ضوابط التقارير غير المالية الخاصة بالأعمال المتعلقة بالأمان، والتوافر، وسلامة العمليات، والسرية، وخصوصية النظام. تنتج هذه التقارير أيضًا بواسطة مدققين مستقلين وتظهر التزام ADP بالحفاظ على معايير عالية من الأمان وخصوصية البيانات.
الامتثال لقوانين GPT و القواعد المؤسسية الملزمة (BCRs)
1. اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR):
- يتوافق ADP مع GDPR، وهي لائحة في قانون الاتحاد الأوروبي المتعلقة بحماية البيانات وخصوصيتها لجميع الأفراد داخل الاتحاد الأوروبي ومنطقة الاقتصاد الأوروبي. كما تتناول نقل البيانات الشخصية خارج المناطق الأوروبية والاقتصادية الأوروبية.
2. القواعد المؤسسية الملزمة (BCRs):
- نفذت ADP قواعد مؤسسية ملزمة كمعالج بيانات ومراقب بيانات. توفر هذه القواعد إطارًا لنقل البيانات الشخصية داخل ADP عالميًا، وتضمن الامتثال لـ GDPR وغيرها من قوانين حماية البيانات. يتم الاعتراف بالقواعد المؤسسية الملزمة من قبل هيئات حماية البيانات الأوروبية باعتبارها توفير حماية كافية للبيانات الشخصية المنقولة خارج الاتحاد الأوروبي.
تدابير الامتثال الأخرى
1. الفحوصات الخلفية والاتفاقيات السرية:
- تجري ADP الفحوصات الخلفية المناسبة على الموظفين والمتعاقدين والأطراف الثالثة لضمان أنهم مناسبون للتعامل مع معلومات العملاء. جميع الموظفين والمتعاقدين ملزمون باتفاقيات سرية لحماية بيانات العملاء.
2. تدريب على أمان المعلومات:
- تطلب ADP من جميع الموظفين إكمال تدريب على أمان المعلومات كجزء من عملية انضمامهم وتوفر تدريبًا سنويًا للأمان لتذكير الموظفين بمسؤولياتهم في حماية بيانات العملاء.
3. استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث:
- أنشأت ADP خطة لاستمرارية الأعمال واستعادة الكوارث لضمان توفر الخدمات في حالة حدوث اضطرابات. تتضمن هذه الخطة تقييم المخاطر، وتحليل تأثير الأعمال، والاختبار والتحقق المنتظم.
4. الاحتفاظ بالبيانات وإدارة الحوادث:
- تمتلك ADP سياسة للاحتفاظ بالبيانات تتماشى مع القوانين المعمول بها وتضمن الاحتفاظ بالبيانات فقط طالما كان ذلك ضروريًا. في حال حدوث حادث أمني للبيانات، لدى ADP عملية لمعالجة الحادث والتحقيق فيه والتخفيف من تأثيره، وإبلاغ العملاء المتضررين كما هو مطلوب.
