عملية التنفيذ النموذجية لنظام 360Alumni، مع شروحات مختصرة والإطار الزمني المتوقع:
اجتماع الانطلاق الأولي: مؤتمر فيديو لمراجعة أهداف المشروع والجدول الزمني والمتطلبات؛ مناقشة إستراتيجية البيانات وتكوين المجتمع.
التحضير والتوثيق: يكمل العملاء الاستمارات المطلوبة ويقدمون الوثائق اللازمة لضمان سلاسة عملية الإعداد؛ ويشمل هذا قرارات البيانات والنماذج لإرسال بيانات الخريجين.
استيراد البيانات والتكوين: يقوم 360Alumni بتكوين النظام بناءً على احتياجات العميل؛ يتم استيراد البيانات عبر ملفات Excel/CSV أو عن طريق التكامل المباشر مع أنظمة إدارة علاقات العملاء مثل Salesforce أو Blackbaud Raiser’s Edge NXT.
تدريب المشرفين: جلسة مجدولة لمراجعة وظائف المديرين وتقارير النظام والأدوات المتاحة لإدارة المجتمع.
إعداد البريد الإلكتروني التدريبي: اجتماع مخصص لإعداد البريد الإلكتروني التدريبي المتكامل كـ (Emma integration).
تحضير محتوى المجتمع: إرشادات حول تحضير المحتوى الأولي، وتحديد المساهمين الأوائل، والتخطيط لاستراتيجيات إشراك المجتمع.
الوصول إلى النظام والاستكشاف: يتلقى العملاء بيانات اعتماد للوصول إلى النظام واستكشافه قبل الإطلاق.
تم تصميم 360Alumni كنظام قابل للتخصيص بشكل كبير لتلبية الاحتياجات الفريدة للمؤسسات التعليمية والمؤسسات غير الربحية التي تدير شبكات الخريجين. فيما يلي نقاط بيانات رئيسية حول قدراته في التخصيص ومدى ملاءمته لاحتياجات الأعمال المحددة:
منصة تحمل علامة تجارية وقابلة للتخصيص: يتيح 360Alumni للمنظمات إنشاء مجتمع رقمي بعلامة تجارية، مما يسمح بتخصيص المظهر والتجربة للمستخدم لتتوافق مع هوية المؤسسة.
حل شامل: يجمع النظام بين وظائف متعددة — مثل إدارة الفعاليات، جمع التبرعات، وإدارة الدليل — في نظام واحد وقابل للتخصيص، مما يقلل الحاجة إلى حلول مستقلة متعددة.
توجيه استراتيجي مخصص: بالإضافة إلى البرنامج، يوفر 360Alumni توجيهًا شخصيًا ودعمًا للمساعدة في توافق المنصة مع الأهداف الاستراتيجية المحددة، من إعدادها الأولي إلى تنفيذ حملات جمع التبرعات.
أدوات اتصال قابلة للتخصيص: يتضمن النظام خصائص بحث قوية، وإعداد قوائم، وميزات اتصال للمستخدمين والإداريين، مما يدعم استراتيجيات التواصل والمشاركة المخصصة.
خصائص تفاعل المجتمع: صُمم 360Alumni لتعظيم نقاط التواصل مع الأعضاء وتحسين العلاقات القائمة وتوفير فرص تواصل متقدمة — وكلها يمكن تخصيصها لتناسب أهداف المشاركة لدى المنظمة.
دعم نجاح العملاء: تتلقى المنظمات دعمًا مستمرًا ومنتظمًا مع مراجعات دورية للمساعدة في تحسين استخدام النظام وتحقيق الأهداف، بما في ذلك تكييف المزايا وفقًا للاحتياجات المتغيرة.
الكفاءة التشغيلية: تؤكد الشهادات كيف ساعد 360Alumni المنظمات في تبسيط العمليات، وتقليل التكاليف، والاستعداد للنمو المستقبلي، مما يشير إلى أن النظام يمكن تعديله ليلائم المتطلبات التشغيلية والميزانية المحددة.
يقدم 360Alumni تدريبًا ودعمًا للمستخدمين الجدد، لضمان قدرة المنظمات على الاستفادة القصوى من النظام منذ اليوم الأول.
جلسات تعريف ولقاءات انطلاق: يبدأ العملاء الجدد باجتماع فيديو أولي لمراجعة أهداف المشروع، الجدول الزمني، وخطوات الإعداد. يتضمن هذا الاجتماع تحليلًا عميقًا لاستراتيجية البيانات وتكوين المجتمع والاستعداد للإطلاق.
التوثيق والتحضير: يُرشد العملاء خلال الاستمارات والوثائق المطلوبة لضمان عملية إعداد سلسة، بما في ذلك تناول قرارات البيانات ونماذج استيراد بيانات الخريجين.
جلسات تدريب المديرين: تُعقد اجتماعات تدريبية مخصصة لمراجعة وظائف المسؤولين والتقارير على النظام. تدوم هذه الاجتماعات عادة من 45 إلى 60 دقيقة ومفتوحة لجميع الأطراف المعنية في بناء المجتمع والتسويق.
التدريب على التسويق عبر البريد الإلكتروني: يتم تقديم تدريب إضافي للمنظمات التي تستخدم منصة Emma المتكاملة لتسويق البريد الإلكتروني، ويشمل ذلك الإعداد والممارسات المثالية والإرشاد العملي لإنشاء وإرسال رسائل إطلاق الحملات.
الوصول والاستكشاف: قبل التدريب، يتسلم المستخدمون الجدد بيانات اعتماد للوصول إلى منصة المجتمع الخاصة بهم، مما يسمح لهم بتحديث ملفاتهم الشخصية وإضافة شبكات التواصل الاجتماعي وتخصيص رسائل الترحيب.
دعم العملاء المستمر: يقدم فريق نجاح العملاء في 360Alumni دعمًا مستمرًا، بما في ذلك مراجعات شهرية، وحل المشكلات، وتوصيات استراتيجية مصممة خصيصًا لأهداف كل مؤسسة.
إرشاد شخصي: بالإضافة إلى التدريب الفني، يوفر 360Alumni توجيهًا استراتيجيًا ونصائح عملية حول إشراك المجتمع، وجمع التبرعات، والاستفادة من مزايا النظام.
ينفذ 360Alumni عدة تدابير أمنية قوية لحماية بيانات المستخدم والمؤسسة، مع التأكيد على الحماية من فئة المؤسسات وعناصر تحكم قوية في الخصوصية:
تشفير البيانات: يتم تشفير جميع نقل البيانات، مما يضمن النقل الآمن بين الأنظمة والمستخدمين.
التحقق القوي من الهوية وعناصر التحكم في الوصول: يستخدم النظام وسائل قوية للتحقق من الهوية وعناصر تحكم في الوصول، لحصر وصول البيانات بناءً على أدوار المستخدمين وصلاحياتهم، وتقليل الدخول غير المصرح به.
إعدادات الخصوصية القابلة للتخصيص: يمكن للمسؤولين تعيين إعدادات الخصوصية والإشعارات الافتراضية لكل من ملفات تعريف المستخدمين النشطة وغير النشطة، ويمكن للمستخدمين تعديل إعدادات الخصوصية لكل نقطة بيانات في ملفاتهم الشخصية.
عرض محدود للبيانات: بالنسبة للحسابات غير النشطة، يتم عرض المعلومات الأساسية فقط (الاسم، الدرجة/السنة، المدينة/الولاية). بمجرد التفعيل، يمكن للمستخدمين تقليص المعلومات التي يتم عرضها علنًا. لا تتم مشاركة تفاصيل العنوان مع المستخدمين الآخرين — يتم عرض المدينة والولاية فقط على الخرائط، مع تقنيات تكبير محدودة لمنع تحديد المواقع الدقيقة.
عناصر تحكم إدارية: يمكن للمشرفين تعديل وإدارة ملفات تعريف المستخدمين وإعدادات الخصوصية، مما يضمن الامتثال لسياسات المنظمة ومتطلبات حماية البيانات.
أمان تصدير وتعامل البيانات: يمكن استيراد وتصدير البيانات بأمان من خلال ملفات مشفرة أو تكاملات مع أنظمة مثل Salesforce وBlackbaud Raiser’s Edge. تظل هذه التكاملات آمنة أثناء المزامنة مع معالجة النزاعات يدويًا وفقًا لقواعد يحددها العميل.
التدقيق أو المراقبة: يدعم النظام السجلات النظامية أو سجلات الأحداث لتسجيل الدخول/الخروج وأنشطة النظام بشكل استباقي للمراجعة الدورية، مما يساعد على اكتشاف ومنع الأنشطة غير المصرح بها.
الشروط والأحكام لـ 360Alumni :
تجديد العقد:
إجراء التجديد: بعد فترة العقد الأولي، يُشجع المنظمات على تجديد عقدها مع 360Alumni لاستمرار الخدمة. يُعامل إجراء التجديد كفرصة لمراجعة وتحديث استراتيجيات تفاعل المجتمع.
الخطوات بعد التجديد: ينصح 360Alumni العملاء باتخاذ خطوات محددة بعد التجديد، مثل إيقاف المحتوى القديم، مراجعة أنشطة المجموعات، والتواصل مع قادة المجموعات وأصحاب العلاقة الرئيسيين. كما تقدم الشركة تدريبًا وتقييمًا وتخطيطًا استراتيجيًا ودعمًا كجزء من الخدمة المستمرة.
الاستشارات والدعم: قد تتضمن حزم التجديد لبعض الخطط (مثل خطط K-12 أو التعليم العالي) المزيد من الجلسات الاستشارية أو الاستراتيجية، حسب مستوى الخدمة المطلوب.
إلغاء العقد
سياسة الإلغاء: لا توجد سياسة إلغاء قياسية متاحة للجمهور لعقد الخدمة الأساسي لبرنامج 360Alumni. سياسة الإلغاء المنشورة للشركة تقتصر على تذاكر الفعاليات، والتبرعات، والعضويات المدفوعة فقط، وليس الاتفاقية الرئيسية للخدمة.
إلغاء الفعاليات والعضويات: فيما يخص تذاكر الفعاليات، التبرعات، والعضويات المدفوعة، يمكن للمستخدمين والمشرفين الإلغاء وطلب استرداد الأموال خلال 120 يومًا من تاريخ العملية. تتم معالجة المبالغ المستردة عبر نفس وسيلة الدفع ويُرسل تأكيد للمستخدم.
إنهاء الخدمة: بناءً على معايير الصناعة ومنصات مشابهة، قد يتطلب إنهاء عقد الخدمة الرئيسي إشعارًا حسب ما هو منصوص عليه في الاتفاقية. تنص شروط الاستخدام للخدمات ذات الصلة (مثل 360Connect التي ليست مطابقة ولكنها ذات صلة) على أنه يمكن لأي طرف إنهاء الاتفاقية، ويمكن لمقدم الخدمة رفض الوصول لأسباب تتعلق بخرق الشروط أو بناءً على طلب الجهات الأمنية أو لأسباب تقنية.
الالتزامات بعد الإنهاء: إذا تم إنهاء الخدمة، فإن المزود سيلتزم بتنفيذ الالتزامات المتعلقة بالطلبات القائمة في وقت الإنهاء. يظل المستخدمون مسؤولين عن أي مشتريات أو أنشطة قاموا بها قبل الإنهاء.
برنامج 360Alumni مصمم مع مراعاة الامتثال، ويشير إلى التوافق مع اللوائح الرئيسية لحماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون التأمين الصحي وقابلية النقل والمساءلة (HIPAA) في وثائق الدمج والدعم الخاصة به. يسلط النظام الضوء على أهمية الالتزام بهذه المعايير لحماية خصوصية البيانات وأمانها، خاصة بالنسبة للمنظمات التي تدير معلومات حساسة عن المنتسبين.
أهم نقاط الامتثال تشمل:
اللائحة العامة لحماية البيانات: يدعم 360Alumni المنظمات في إدارة الموافقة والأسس القانونية لمعالجة البيانات كما يتطلبه القانون. يشجع النظام المستخدمين على الاحتفاظ بسجلات واضحة للموافقة ويوفر أدوات لتسهيل حملات الاختيار وأفضل ممارسات إدارة البيانات.
قانون التأمين الصحي وقابلية النقل والمساءلة (HIPAA): على الرغم من عدم التصريح رسميًا بحصوله على شهادة HIPAA كاملة، يؤكد 360Alumni أن تدابير الامتثال لديه متوافقة مع متطلبات HIPAA، خاصة فيما يتعلق بالتكاملات والتعامل مع البيانات ذات الصلة في القطاع الصحي.
