تتضمن عملية تنفيذ برنامج TrustBooks عدة خطوات أساسية، مصممة لضمان انتقال سلس ودمج للمكاتب القانونية أو الممارسين المنفردين الذين يعتمدون هذا الحل المحاسبي للثقة. تشمل العملية النموذجية، كما تم استنتاجه من المصادر المقدمة، الإعداد والتكوين، التكامل مع البرامج الأخرى، التدريب والتوجيه، وانتقال البيانات. بينما لم يتم ذكر المدة الدقيقة لعملية التنفيذ بشكل صريح، فإن وجود تجربة مجانية لمدة 14 يومًا يشير إلى أن الإعداد الأولي والتعرف على البرنامج يمكن تحقيقه في إطار زمني قصير نسبيًا. فيما يلي تحليل مفصل لعملية التنفيذ بناءً على المعلومات المقدمة:

الإعداد والتكوين

- تم تصميم TrustBooks ليكون سهل الاستخدام وقابل للوصول، مع التركيز على تبسيط المحاسبة الثقة للمكاتب القانونية. يتم تبسيط عملية إعداد البرنامج لتسهيل اعتماده، مع ميزات تلبي متطلبات المحاسبة الثقة الخاصة بجهة ممارسة القانون، مما يضمن الامتثال.

- يدعم البرنامج التكامل مع المؤسسات المصرفية والبرامج الطرفية الأخرى، بما في ذلك LawPay وClio، مما يسمح باستيراد نشاط البنك بين الأنظمة. تسهل هذه الميزة عملية التكوين من خلال تمكين تدفق البيانات بسلاسة من الأنظمة الموجودة إلى TrustBooks.

التكامل مع البرامج الأخرى

- يقدم TrustBooks قدرات تكامل قوية، خاصة مع برامج إدارة الممارسات القانونية مثل Clio وPracticePanther. تم تصميم هذه التكاملات لمزامنة الأنشطة، بما في ذلك المعاملات، للقضاء على إدخال البيانات المكررة وضمان تحديث جميع المعلومات ذات الصلة داخل TrustBooks.

- يتم تسليط الضوء على التكامل مع Clio كمغير لقواعد اللعبة للمستخدمين، مما يقلل بشكل كبير من الوقت الذي يتم قضاؤه في المهام المحاسبية كل شهر من خلال سحب المعاملات من Clio إلى TrustBooks بسهولة.

التدريب والتوجيه

- يؤكد TrustBooks على سهولة الاستخدام والتصميم البديهي، مشبّهًا تجربة المستخدم باستخدام iPhone، حيث يمكن للمستخدمين بسرعة فهم كيفية التنقل واستخدام البرنامج دون الحاجة إلى تدريب موسع.

- للحصول على إرشادات أكثر تفصيلًا، يوفر TrustBooks خيار الاشتراك في عرض توضيحي مجاني مع خبراء حسابات الثقة، مما يوفر فرصة عملية للتعرف على ميزات البرنامج وقدراته في إطار زمني مختصر.

انتقال البيانات

- يدعم TrustBooks عملية نقل الحسابات الثقة الحالية إلى منصته، مقدماً عملية انتقال بسيطة من 3 خطوات. تم تصميم هذه العملية لتكون مباشرة، مما يضمن أن المستخدمين يمكنهم نقل بياناتهم بكفاءة من الأنظمة السابقة دون حدوث اضطراب كبير.

- بالإضافة إلى ذلك، يوفر TrustBooks القدرة على إنشاء تقارير مخصصة وتصديرها إلى ملفات PDF أو CSV، مما يوفر مرونة في إدارة البيانات وترحيلها حسب الحاجة.

1. التكامل مع البرامج الأخرى: يسهل TrustBooks التكامل مع المؤسسات المصرفية والبرامج الطرفية الأخرى، بما في ذلك LawPay وClio. يتيح ذلك استيراد نشاط البنك بين الأنظمة، مما يوفر تدفق بياني سلس ويقلل من الحاجة لإدخال البيانات بشكل مزدوج.

2. الفواتير القابلة للتخصيص: يدعم البرنامج الفواتير القابلة للتخصيص، والتذكيرات الآلية، والمدفوعات عبر الإنترنت. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للمكاتب القانونية التي تسعى لتخصيص عمليات الفوترة والفواتير لتلبية احتياجات العملاء المحددة أو سياسات المكتب.

3. تتبع النفقات والتقارير: يقدم TrustBooks قدرات تتبع النفقات، مما يسمح للمستخدمين بتحميل الإيصالات وتتبع تعويضات النفقات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين إجراء أي نوع من التقارير التي يريدونها في صفحة التقارير المخصصة وتصدير هذه التقارير إلى ملفات PDF أو CSV، مما يوفر مرونة في كيفية إدارة وتقديم البيانات المالية.

4. تطوير قوالب مخصصة: على الرغم من أن TrustBooks لا يقدم تدفقات عمل محددة قانونيًا من الصندوق، يمكن للمكاتب القانونية تخصيص البرنامج بشكل كبير من خلال تطوير قوالب للسجلات الثقة، والفوترة بالجملة، وسجلات الشيكات، وتقارير إنتاج المحامين، والمزيد. يمكن أن تجعل هذه الدرجة من التخصيص TrustBooks في مستوى مماثل لمنصات مثل Clio Manage وRocket Matter، التي تُسعّر أيضًا أعلى.

5. تخصيص تجربة المستخدم: يهدف TrustBooks إلى البساطة وسهولة الاستخدام، ولكنه يدعم أيضًا التخصيص من حيث تجربة المستخدم. على سبيل المثال، بينما يعتمد أكثر على الاستكشاف الذاتي، فإنه يوفر دعمًا عبر البريد الإلكتروني والدردشة إذا كان المستخدمون بحاجة إلى المساعدة. تتيح هذه الطريقة للمكاتب التكيف مع البرنامج وفقًا لتفضيلات التعلم واحتياجات العمل.

6. تخصيصات كتابة وطباعة الشيكات: أعرب المستخدمون عن رغبتهم في المزيد من التخصيص في ميزات كتابة وطباعة الشيكات، مثل القدرة على تغيير تنسيق الشيكات وطباعة رسائل محددة مثل "باطل بعد 90 يومًا." على الرغم من عدم توفر كل هذه التخصيصات حاليًا، تشير الملاحظات إلى المجالات التي يمكن أن يعزز فيها TrustBooks خيارات تخصيصه.

1. رسوم الإعداد: يقدم TrustBooks خدمات التوجيه الاختيارية التي تتم بواسطة محاسب معتمد من TrustBooks. تتراوح الرسوم لمرة واحدة لهذه الخدمة بين 99 إلى 199 دولارًا، حسب المستوى المختار.

2. الصيانة: لا يوضح البرنامج رسوم صيانة منفصلة. من المحتمل أن تغطي تكلفة الاشتراك الصيانة الروتينية كجزء من الخدمة، حيث إنه برنامج قائم على السحابة.

3. رسوم الدعم: يبدو أن دعم العملاء العام مشمول في سعر الاشتراك، حيث لا تذكر المصادر أي رسوم إضافية للدعم القياسي. يقدم TrustBooks خيارات دعم مثل البريد الإلكتروني / مكتب المساعدة، الأسئلة الشائعة / المنتدى، والدردشة، وهي قنوات دعم معتادة تتضمنها عروض SaaS (البرمجيات كخدمة).

4. رسوم المستخدمين الإضافيين: إذا كان هناك حاجة لإضافة مزيد من المستخدمين إلى الحساب، يتقاضى TrustBooks رسومًا إضافية تبلغ 10 دولارات لكل مستخدم في الشهر. تنطبق هذه الرسوم عبر جميع المستويات باستثناء المستوى الأعلى، الذي يقدم أدوار مستخدم غير محدودة.

5. خدمات التسوية: يقدم TrustBooks أيضًا خدمات التسوية التي يتم إجراؤها بواسطة محاسب معتمد. على الرغم من عدم تفصيل التكاليف الخاصة لهذه الخدمات في المصادر، إلا أنها ذُكرت كجزء من الميزات المميزة، مما يشير إلى تكلفة إضافية بجانب سعر الاشتراك القياسي.

6. الميزات المميزة: للمكاتب التي تتطلب مزيدًا من الدعم المحاسبي العملي، توفر TrustBooks خدمات مثل مشاريع التسوية الخاصة بالثقة، والتي من المحتمل أن تتكبد تكاليف إضافية. يتم تسعير هذه الخدمات وفقًا لاحتياجات المكاتب التي تحتاج إلى دعم أكثر شمولية.

1. خدمات التوجيه بواسطة محاسب معتمد من TrustBooks: يقدم TrustBooks خدمات توجيه اختيارية يتم إجراءها بواسطة محاسب معتمد. تشمل هذه الخدمة رسوم لمرة واحدة تتراوح بين 99 إلى 199 دولارًا، حسب احتياجات المستخدم. تم تصميم عملية التوجيه لمساعدة المستخدمين الجدد في إعداد واستخدام البرنامج بشكل أمثل، مما يضمن أنهم مستعدون بشكل جيد لإدارة حساباتهم الثقة بشكل فعال.

2. الأسئلة الشائعة / المنتدى: يحتفظ TrustBooks بقسم شامل للأسئلة الشائعة على موقعه الإلكتروني، حيث يمكن للمستخدمين العثور على إجابات للأسئلة الشائعة حول استخدام البرنامج. تتيح هذه الموارد للمستخدمين بسرعة العثور على المعلومات والحلول للمشكلات الشائعة، مما يعزز قدرتهم على استخدام البرنامج بكفاءة.

3. دعم الدردشة: يقدم TrustBooks دعم الدردشة كجزء من خيارات خدمة العملاء الخاصة به. يتيح ذلك للمستخدمين الحصول على مساعدة فورية مع أي مشكلات تواجههم أثناء استخدام البرنامج، مما يضمن الحد الأدنى من الانقطاع في عملهم.

4. دعم البريد الإلكتروني / مكتب المساعدة: يمكن للمستخدمين الاتصال بفريق دعم TrustBooks عبر البريد الإلكتروني أو من خلال مكتب المساعدة للحصول على المساعدة في المشكلات الأكثر تعقيدًا أو للحصول على إرشادات مفصلة حول استخدام البرنامج. هذا الدعم متاح مباشرة عبر موقع TrustBooks الإلكتروني ومصمم لتوفير المساعدة الشاملة والاستجابة للمستخدمين.

1. تشفير 256 بت: يستخدم TrustBooks تشفير 256 بت لحماية البيانات. يضمن هذا المستوى من التشفير أن أي بيانات يتم نقلها أو تخزينها داخل نظام TrustBooks مؤمنة ضد الوصول غير المصرح به، مما يجعل من المستحيل تقريبًا للقراصنة فك تشفير المعلومات دون المفتاح الصحيح للتشفير.

2. ضوابط الوصول المعتمدة على الدور: يستخدم البرنامج ضوابط وصول معتمدة على الدور لإدارة أذونات المستخدمين. تتيح هذه الميزة للمسؤولين تحديد وتقييد الوصول إلى المعلومات الحساسة بناءً على دور المستخدم داخل المؤسسة. من خلال تقييد الوصول إلى الموظفين الأساسيين، يقلل TrustBooks من خطر حدوث اختراقات للبيانات عن طريق الخطأ أو عمدًا.

3. التكامل مع برامج الطرف الثالث الآمنة: يسهل TrustBooks التكامل مع المؤسسات المصرفية وبرامج الطرف الثالث الأخرى مثل LawPay وClio، المعروفة بإجراءاتها الأمنية. لا يؤدي هذا التكامل فقط إلى تبسيط عمليات المحاسبة ولكن أيضًا يضمن بقاء أمان البيانات سليماً عند استيراد نشاط البنك بين الأنظمة.

4. التدقيقات والنسخ الاحتياطية المنتظمة: على الرغم من أنه لم يتم ذكر ذلك صراحة في المصادر المقدمة، فإن برامج المحاسبة مثل TrustBooks عادةً ما تشمل تدقيقات منتظمة وأنظمة نسخ احتياطي كجزء من إطار الأمان الخاص بها. تساعد هذه الميزات في اكتشاف أي انتهاكات وضمان استرداد البيانات في حالة فقدان البيانات أو تلفها، مما يساهم في استراتيجية حماية البيانات العامة.

لا توجد معلومات

تؤكد سياسة TrustBooks بشأن ملكية البيانات وقابلية النقل على تحكم المستخدم وإمكانية الوصول إلى البيانات. يتمتع المستخدمون بالقدرة على إجراء أي نوع من التقارير التي يريدونها في صفحة التقارير المخصصة، ويمكنهم تصدير هذه التقارير إلى ملفات PDF أو CSV، مما يضمن لهم التحكم في بياناتهم وإدارتها وفقًا لاحتياجاتهم. يتماشى هذا النهج مع الممارسات التي تدعم قابلية البيانات للنقل، مما يتيح للمستخدمين بسهولة نقل بياناتهم حسب الحاجة.

لم يتم تناول الشروط الخاصة بتوسيع نطاق خدمة TrustBooks أو تقليصها عندما تتغير احتياجات المؤسسة، بشكل مباشر في المصادر المقدمة. ومع ذلك، تم تصميم TrustBooks لتلبية احتياجات أصحاب الأعمال الفردية والشركات الصغيرة، مما يوفر حلاً بسيطًا وبأسعار معقولة يمكن أن يتكيف مع الاحتياجات المتفاوتة للمكاتب القانونية الصغيرة أو الممارسين الفرديين. يبدأ البرنامج بخطط أساسية للمكاتب الجديدة ويتوسع من خلال خطط متقدمة مع ميزات مثل إدارة عدة مكاتب، مما يشير إلى بعض مستوى من قابلية التوسع لتلبية الاحتياجات التنظيمية المتزايدة.

1. سياسة الإلغاء: يسمح TrustBooks للمستخدمين بإلغاء اشتراكهم باستخدام خدمة الإلغاء الموجودة على موقعهم قبل تاريخ التجديد. يوفر هذا مرونة للمستخدمين لإلغاء الخدمة دون التجديد تلقائيًا لفترة أخرى.

2. خيارات التجديد: بينما لم يتم ذكر تفاصيل معينة حول عملية التجديد بشكل صريح في المصادر المقدمة، فإن الإشارة إلى وجود خدمة إلغاء توحي بأن خدمة الاشتراك كانت مُعدَّة للتجديد التلقائي ما لم يتم إلغاءها من قبل المستخدم. يعد هذا ممارسة شائعة بالنسبة للمنصات التي تقدم خدمات SaaS (البرمجيات كخدمة)، حيث يتم تجديد الاشتراكات عادة في نهاية كل دورة فواتير ما لم يقرر المستخدم الإلغاء.

تظهر هذه النقاط أن TrustBooks يهدف إلى جعل عملية التجديد والإلغاء بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يتيح إدارة الاشتراك بسهولة وفقًا لاحتياجات المستخدم.

1. متطلبات محاسبة الثقة لجمعيات الممارسات القانونية: تم تصميم TrustBooks للامتثال لمتطلبات المحاسبة الثقة لجمعيات المحاماة. هذا الامتثال أمر حيوي للمكاتب القانونية لضمان أنها تلبي المعايير التنظيمية اللازمة لإدارة أموال العملاء بشكل صحيح.

2. الامتثال لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP): يضمن TrustBooks الامتثال لمبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP)، وهي القواعد والإجراءات القياسية المحاسبية التي يجب على الشركات اتباعها عند إعداد بياناتها المالية. يعد هذا الامتثال أمرًا أساسيًا للحفاظ على النزاهة المالية وتوفير تقارير مالية دقيقة.

3. التشفير وأمان البيانات: يستخدم TrustBooks تشفير 256 بت وضوابط الوصول المعتمدة على الدور كجزء من تدابير الأمان الخاصة به. تعتبر هذه الميزات هامة لحماية البيانات المالية الحساسة والتأكد من أن البرنامج يتماشى مع أفضل الممارسات في أمان البيانات، وهو عنصر من عناصر الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية الأوسع نطاقًا.