تتضمن عملية التنفيذ المعتادة لـتاهوا، وهي منصة لإدارة المنح، عدة خطوات منظمة تهدف لضمان الانتقال السلس من الأنظمة اليدوية أو التقليدية إلى البيئة الرقمية، وحسب إرشادات تاهوا الرسمية:

عملية تنفيذ تاهوا

مراجعة ما قبل التنفيذ
- تقييم العمليات والمواد الحالية: يُنصح المؤسسات بمراجعة مستنداتها الحالية المتعلقة بالمنح مثل نماذج التسجيل، وقوالب الطلبات، وأطر التقييم، وخطابات القرار.
- فصل بيانات التسجيل عن بيانات الطلب: يساعد في تقليل التكرار وتبسيط تجربة المستخدم على المنصة الجديدة.
تهيئة المنصة
- تخصيص النماذج وتدفقات العمل: استنادًا إلى المواد التي تمت مراجعتها، تقوم المؤسسات بتهيئة نماذج التسجيل والتقديم والتقييم الخاصة بها.
- إعداد الأتمتة: يمكن أتمتة خطابات القرار والعقود داخل المنصة لتحقيق الكفاءة.
التدريب وتهيئة المستخدمين
- تدريب الموظفين: تدريب الفرق الداخلية على كيفية استخدام المنصة بفاعلية.
- مشاركة أصحاب المصلحة: تقديم النظام أيضًا للمستخدمين الخارجيين مثل المتقدمين والمقيمين.
اختبار تجريبي
- قد يتم إجراء مرحلة إطلاق تجريبي لاختبار النظام مع مجموعة صغيرة قبل إطلاقه الكامل.
الإطلاق الكامل
- بعد نجاح الاختبار وإجراء التعديلات، يتم إطلاق النظام على مستوى المؤسسة.
الدعم المستمر
- توفر تاهوا دعم نجاح العملاء والتحديثات المستمرة لمساعدة المؤسسات على تحقيق أقصى استفادة من النظام.

الجدول الزمني النموذجي

على الرغم من أن المدة الفعلية قد تختلف اعتمادًا على حجم المؤسسة وتعقيدها، يوصي المقال بوضع جداول زمنية واقعية. بالرغم من عدم ذكر أسابيع أو أشهر محددة، عادةً ما تستغرق عمليات التهيئة المماثلة في برامج SaaS:

المؤسسات الصغيرة والمتوسطة: 4–8 أسابيع
المؤسسات الأكبر أو الأكثر تعقيدًا: 2–4 أشهر

يشمل ذلك وقت الإعداد والتكوين والتدريب والاختبار.